# Betriebliche Buchführung

&app; bietet einige Funktionen, um die speziellen Anforderungen an die betriebliche Buchführung, z.B. mittels Offene-Posten-Verwaltung, zu unterstützen.

Primärer Zweck der Funktionen im Menü &gm.bus; ist es, den Überblick bei seinen unbezahlten Rechnungen — von Lieferanten und an Kunden — zu behalten. Die Verwaltung der Lieferantenrechnungen kann auch für Privatanwender interessant sein.

In diesem Kapitel geht es immer um Verkaufssteuern, es ist hier niemals die Einkommensteuer gemeint! Weiterhin wurde die VAT (MWSt) der EU in Deutschland als Umsatzsteuer mit Vorsteuerabzug umgesetzt und daher sind MWSt und USt austauschbar.

Dabei erleichtert die Verwaltung zugehöriger Basisdaten die Vorgänge. Dazu gehören folgende Tabellen:

- Zahlungsbedingungen zur Berechnung von Fristen und Skonti.

- Verkaufssteuern — MWSt in der EU —, welche die Erfassung auf separaten Konten ermöglicht.

Auf diese kann dann beim Anlegen der Stammdaten von Geschäftspartner zurückgegriffen werden. Bei der Rechnungserfassung werden Ihnen diese vorgeschlagen, können aber im Sonderfall ersetzt werden.

- Die Debitorenbuchhaltung, deren Funktionen Ihnen im Menu &mc.bus.cus; zur Verfügung stehen, bietet die Möglichkeit, die Geschäftsvorfälle in Bezug auf Ihre anzuwenden.

- In dem Abschnitt werden die einzelnen Komponenten der Kreditorenbuchhaltung vorgestellt, welche im Untermenü von &mc.bus.ven; enthalten sind.

- Für die Komplettierung Ihrer Gehaltsbuchhaltung sind im Untermenü &mc.bus.emp; nützliche Funktionen enthalten, welche im Abschnitt beschrieben sind.

In den nachfolgenden Kapiteln werden die Dialoge und Fenster beschrieben, die Sie bei der betrieblichen Buchführung unterstützen.

## Vorbereitungen

In diesem Abschnitt werden die Einrichtung von Zahlungsbedingungen und Steuertabellen beschrieben.

Notwendige Anpassungen innerhalb der Kontenstruktur, um einer betrieblichen Buchführung gerecht zu werden, werden in Kurs und Konzepte, Einrichtung der geschäftlichen Buchhaltung erklärt.

### Zahlungsbedingungen

Mit der Nennung einer Zahlungsfrist wird vorgegeben, zu welchem Zeitpunkt eine Rechnung zu begleichen ist. Als Anreiz zu einer vorzeitigen Zahlung kann ein als Skonto bezeichneter Preisnachlass dienen. Dieser ist mit einem kurzfristigem Zahlungsziel von Kundenrechnungen — oder Lieferantenrechnungen — verbunden und kann für jede Rechnung individuell zugewiesen werden.

Die Anwendung von Zahlungsbedingungen wird von &app; bisher nur teilweise unterstützt, wobei das Fälligkeitsdatum korrekt ermittelt wird, allerdings wird der gewährte Nachlaß nicht berechnet. Sie müssen also die Zahlung nachträglich ergänzen und z.B. den von Kunden ausgenutzten Skonto als Betriebliche Erträge:Erlösschmälerung buchen.

Die Zahlungsbedingungen werden mit Hilfe eines Editors organisiert, der über den Menüeintrag &mc.bus.bil-edit; aufgerufen wird. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre individuellen Zahlungsbedingungen und die Ihrer Lieferanten zu verwalten.

Zahlungsbedingungen verwalten

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Der Dialog ist horizontal in zwei Bereiche unterteilt; links ein Listenfeld, welches die Bezeichnungen enthält. Rechts werden die Details zu der links markierten Zahlungsbedingung angezeigt. Unterhalb ermöglichen Schaltflächen die Arbeit mit den darüberliegenden Listeneinträgen.

Zahlungsbedingungen

  Die Liste in dem linken Bereich enthält die Bezeichnungen der unterschiedlichen Zahlungsbedingungen.

  Löschen

    Entfernt den markierten Eintrag aus der Liste.

    Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden! Sichern Sie zuvor Ihr &app;-Buch.

  Neu

    Öffnet den Dialog Neue Zahlungsbedingung zur Eingabe der Bedingungen.

Definition Zahlungsbedingungen

  Im rechten Teil des Dialogs werden zur Information die Parameter der im linken Listenfeld markierten Zahlungsbedingung angezeigt.

  Bearbeiten

    Öffnet den Dialog Definition Zahlungsbedingung zur Bearbeiten der vorhandenen Werte.

Schließen

  Schließt den Dialog; Ihre Zahlungsbedingungen können sofort zur weiteren Verwendung genutzt werden.

Betätigen Sie die Schaltfläche Neu oder Bearbeiten, so wird der nachfolgende Dialog geöffnet.

Zahlungsbedingungen bearbeiten

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Name

  Der interne Name der Zahlungsbedingung. Einige Beispiele für Namen und Beschreibungen finden Sie unter .

Beschreibung

  Die Beschreibung der Zahlungsbedingung, wie sie auf die Rechnung gedruckt wird.

Typ

  Es gibt zwei Arten der Fristsetzung bei Zahlungsbedingungen, für die teilweise unterschiedliche Informationen eingegeben werden müssen.

  Tage

    Fälligkeitstage

      Die Rechnung ist innerhalb dieser Anzahl von Tagen ab Rechnungsdatum zu begleichen.

    Tage für Skonto

      Die Anzahl der Tage nach dem Rechnungsdatum, in denen ein Skonto für vorzeitige Zahlung gewährt wird.

    Skonto in Prozent

      Der prozentuale Nachlass bei vorzeitiger Zahlung.

  Im nächsten Monat

    Fälligkeitstag

      Der Tag des Monats, an dem die Rechnung fällig ist.

    Tag für Skonto

      Der letzte Tag des Monats für den Skontoabzug.

    Skonto in Prozent

      Der prozentuale Nachlass bei vorzeitiger Zahlung.

    Stichtag Monatswechsel

      Nach diesem Stichtag werden die Rechnungen im folgenden Monat berechnet. Durch Eingabe eines negativen Wertes wird vom Monatsende an rückwärts gezählt.

### Steuertabellen

Steuertabellen werden zur Ermittlung der Steuern für Kundenrechnungen — oder Lieferantenrechnungen — von Steuerpflichtigen verwendet. Sind Sie Endverbraucher oder unterliegen z.B. der Kleinunternehmerregelung, können sie diesen Abschnitt überspringen und buchen die Bruttobeträge empfangener Lieferantenrechnungen als Aufwand. Standard-Steuertabellen können, getrennt für Kunden und Lieferanten, in den Buch Optionen auf dem , welchen Sie über &mc.fi.prop; erreichen, voreingestellt werden. Und auch jeder einzelne Posten in einer Rechnung kann mit Hilfe der Steuertabellen unterschiedlich behandelt werden.

Mit Hilfe des Dialogs &mc.bus.tax-tab; können Sie die für Ihr Unternehmen notwendigen Steuertabellen verwalten, anlegen und bearbeiten.

Steuertabellen verwalten

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Der Dialog ist horizontal in zwei Bereiche unterteilt; unterhalb jedes Listenfeldes ermöglichen Schaltflächen die Arbeit mit den darüber gewählten Listeneinträgen.

Steuertabellen

  Die linke Liste enthält die unterschiedlichen Steuertabellen. Legen Sie hier die für Ihr Unternehmen notwendigen Tabellen an.

  Umbenennen

    Ermöglicht Ihnen die Vergabe eines neuen Names für die ausgewählte Steuertabelle.

  Löschen

    Löscht den markierten Eintrag aus der Liste.

    Dieser Vorgang ist nicht reversibel! Erstellen Sie vorab eine Sicherungskopie Ihres &app;-Buchs.

  Neu

    Öffnet den Dialog Steuertabelle, damit Sie eine neue Steuertabelle erstellen können.

Einträge Steuertabelle

  In der rechten Liste werden die Konten aufgeführt, die Sie der im linken Fenster markierten Steuertabelle zugeordnet haben. Hier sind mehrere Einträge möglich, da z.B. in den USA neben der Landessteuer noch lokale Steuern — Kreis, Gemeinde — möglich sind.

  Beachten Sie die Regeln der Prozentrechnung, wenn eine Steuer auf den Nettobetrag zuzüglich anderer Steuern erhoben wird.

  Bearbeiten

    Öffnet den Dialog Einträge Steuertabelle, um den markierten Eintrag zu bearbeiten.

  Löschen

    Löscht den markierten Eintrag aus der Liste. Dieser Vorgang ist nicht reversibel!

  Neu

    Öffnet den Dialog Einträge Steuertabelle mit dessen Hilfe Sie ein neues Konto auswählen können.

Schließen

  Schließt den Dialog; Ihre Steuertabellen können sofort zur weiteren Verwendung genutzt werden.

Betätigen Sie die Schaltfläche Neu oder Bearbeiten, so wird der nachfolgende Dialog geöffnet.

Steuertabellen bearbeiten

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Name

  Die Bezeichnung der Steuertabelle.

Typ

  Auszeichnung der Steuer; entweder in Prozent (%) oder als fester Wert €.

Wert

  Angabe des Wertes entsprechend der Festlegung in Typ.

Konto

  Sofern Sie einen der mitgelieferten geschäftlichen Kontenrahmen verwenden, sind die Gruppen dieser Konten i.d.R. bereits vorhanden und zwar:

  - Für das Finanzamt einbehaltene Verkaufssteuern unter den kurzfristigen Verbindlichkeiten,

  - für gezahlte — und vom Finanzamt zu erstattende — Vorsteuern unter dem Umlaufvermögen.

  Mit der Abrechnung in der in Deutschland meist monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung werden die Konten gemäß den gesetzlichen Vorschriften saldiert und meist — wenn die Verbindlichkeiten überwiegen — überwiesen, oder anderenfalls als Forderung gegen das Finanzamt verbucht.

  Theoretisch sollen dabei der Steuerbericht und &mc.ed.tax-rep-opt; helfen, allerdings wurde die deutsche Variante schon länger nicht mehr gewartet.

  Eine pragmatische Vereinfachung stellt die Möglichkeit dar, die Vorsteuern als Unterkonten der entsprechenden Verkaufssteuer anzulegen. In Monaten mit geringeren Verkäufen als Einkäufen — Geschäftseröffnung oder Urlaub — erhalten sie dann aber negative Zahlen in der Übersicht. Bevor sie diese Vereinfachung anwenden, informieren sie sich, ob sie damit nicht eine verbotene Bilanzverkürzung begehen.

Wenn Sie bezüglich der steuergesetzlichen Anforderungen unsicher sind, holen Sie professionellen Rat ein!

## Kunden

Um das Debitorenbuchhaltungssystem von &app; zu nutzen, müssen Sie zunächst für jede Währung, in der Sie Rechnungen zu schreiben beabsichtigen, ein Debitorenkonto des Typs Offene Forderungen einrichten, um die Ihnen geschuldeten Einnahmen in der richtigen Währung zu verbuchen. Innerhalb dieser Konten werden die Buchungen erfasst, wobei es belastet wird, wenn Sie Rechnungen oder Gutschriften buchen, und gutgeschrieben, wenn Sie Zahlungen erhalten.

Da Buchungen in diesen Konten ein zusätzliches Feld Typ (Invoice, Payment) enthalten, das in der Programmoberfläche nicht gesetzt werden kann, arbeiten Sie im Allgemeinen nicht direkt mit diesen Konten, sondern nutzen in &app; die Funktionen, die für die Debitorenbuchhaltung im Menü &mc.bus.cus; verfügbar sind.

- In der Debitorenbuchhaltung werden Menschen oder Unternehmen als Ihre Kunden angesehen, denen Sie Waren oder Dienstleistungen, nachfolgend erbrachte Leistungen genannt, verkaufen.

- Erstellen Sie eine , die Sie an einen Kunden senden, um ihn zur Zahlung aufzufordern. Diese Rechnung enthält eine Aufstellung der von Ihnen verkauften Waren oder erbrachten Dienstleistungen. &app; kann Rechnungen erstellen und ihren Status nachverfolgen.

  Eine Gutschrift ist der Vorgang, den Sie an einen Kunden senden, um erbrachte Leistungen zu korrigieren, die fälschlicherweise oder zu hoch in Rechnung gestellt wurden. &app; kann Gutschriften über die gleichen Menüeinträge wie Rechnungen verwalten.

- Mit dem können Sie die Begleichung von Teilabrechnung nachverfolgen und erleichtern Sie dem Kunden die Zuordnung Ihrer Rechnung zu seinem Vorhaben.

- bucht für Sie die Zahlungen in die Konten, die Sie von einem Kunden erhalten haben.

In den folgenden Abschnitten wird die Arbeit mit den einzelnen Komponenten ausführlicher vorgestellt.

### Neuer Kunde

Um einen Datensatz für einen neuen Kunden anzulegen, öffnen Sie den Dialog &mc.bus.cus.new-cus;. Erfassen Sie die für Sie relevanten Informationen, wie z.B. Name des Kundens, Adresse, Telefonnummer, E-Mail etc. In dem Dialog können Sie auf drei Reitern die notwendigen Daten eingeben.

Datenfelder im Dialog auf dem Reiter Kunde

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Identifizierung - Kundennummer

  Kann eine beliebige Nummer sein, mit der Sie auf diesen Kunden verweisen möchten. Sie können das Feld auch leer lassen und &app; wird automatisch eine Nummer eintragen. Siehe für weitere Informationen.

Identifizierung - Firmenname

  Der Firmenname des Geschäftspartners.

Identifizierung - Aktiv

  Das Kontrollkästchen ist für neue Kunden automatisch gesetzt. Ist die Geschäftsbeziehung beendet, dann können Sie diesen Eintrag deaktivieren. Dies ist nützlich, wenn Sie viele ehemalige Kunden haben und in Auswahlfeldern nur diejenigen anzeigen möchten, mit denen Sie noch aktive Geschäftsbeziehungen haben.

Rechnungsadresse - Name

  Ist der Name des Ansprechpartners, an den die Rechnung adressiert ist.

Rechnungsadresse - Adresse

  Die Adresse, die auf der Rechnung erscheinen muss.

Rechnungsadresse - Telefon

  Die Telefonnummer des Kunden.

Rechnungsadresse - Fax

  Die Faxnummer — so noch vorhanden.

Rechnungsadresse - E-Mail

  Eine Mailadresse des Kunden.

Bemerkung

  Erfasst zusätzliche Kommentare zum Kunden. Diese Information ist nur für interne Zwecke und wird nicht auf Rechnungen verwendet.

Datenfelder im Dialog auf dem Reiter Abrechnungsdaten

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Abrechnungsdaten - Währung

  Die Währung, in der Rechnungen für diesen Kunden ausgestellt werden. Überlicherweise wird die Standardwährung verwendet, die in den &mc.ed.pref; auf dem Reiter eingestellt ist. So können Sie festhalten, welche Seite das Währungsrisiko trägt, wenn der Kunde in einem Land mit anderer Währung lebt als Sie!

  Alle Rechnungen werden in der hier eingestellten Währung ausgestellt und &app; benötigt ein Debitoren-Konto in dieser Währung.

Abrechnungsdaten - Zahlungsbedingungen

  Mit diesem Auswahlfeld können Sie aus einer Liste die Zahlungsbedingung, die für den Kunden gelten sollen, festlegen. Die Zahlungsbedingungen müssen im Vorab mit &mc.bus.bil-edit; eingetragen werden. Siehe .

Abrechnungsdaten - Rabatt

  Gewährt dem Kunden einen prozentualen Standard- Rabatt zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung. Geben Sie einen Wert zwischen 0 und 100 ein. Sie können den Rabatt bei der Erstellung einer Rechnung überschreiben. Beispiel: Ihre Preisliste zielt auf Endverbraucher und Zwischenhändlern gewähren sie einen Rabatt.

Abrechnungsdaten - Kreditrahmen

  Enthält den maximalen Kredit, den Sie bereit sind dem Kunden zu gewähren. Dieses Feld dient nur zu Ihrer Information. &app; verwendet den Wert nicht.

Abrechnungsdaten - inkl. Steuern

  Hier wird festgelegt, ob die Steuer standardmäßig in den Rechnungsbeträgen enthalten ist. Sie können zwischen Ja, Nein, oder Voreinstellung benutzen wählen.

  - Ja bedeutet, dass die Steuer bereits in den Beträgen der Rechnungen enthalten ist.

  - Nein bedeutet, dass die Steuer in den Beträgen der Rechnungen nicht enthalten ist.

  - Voreinstellung benutzen bewirkt, dass die Vorgabe aus den globalen Einstellungen verwendet wird, die unter &mc.ed.pref; (&mc.macOS.gc.pref; bei &mac;) auf dem Reiter eingetragen ist.

  Empfehlung wegen möglicher Rundungsfehler: Bei Endverbrauchern wählen Sie Ja und bei Geschäftskunden wählen Sie Nein.

Abrechnungsdaten - Steuertabelle

  Wählen Sie eine Standard-Steuertabelle aus, die für die Rechnungspositionen gelten soll. Steuertabellen müssen vorher über den Menüpunkt &mc.bus.tax-tab; angelegt sein. Siehe .

Datenfelder im Dialog auf dem Reiter Lieferadresse

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Lieferadresse

  Hier können Sie die Lieferadresse des Kunden eintragen, wenn sie von der Rechnungsadresse abweicht. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie Waren an einen anderen Standort als die Postanschrift zustellen wollen. Die Lieferadresse dient nur als Hinweis für Sie. &app; verwendet den Wert nicht.

### Kunden suchen

Möchten Sie den Datensatz eines Kunden suchen, nutzen Sie den Menüeintrag &mc.bus.cus.find-cus;. Aus den Ergebnissen der Suche wählen Sie mit der Schaltfläche Kunden anzeigen/bearbeiten den passenden Eintrag zur weiteren Verwendung. Dieser Dialog wird auch genutzt, um die Aufträge des Kunden oder Rechnungen des Kunden anzuzeigen oder um eine Zahlung verarbeiten.

Wenn viele Kunden den von Ihnen angegebenen Suchkriterien entsprechen, können Sie die Trefferliste durch eine zusätzlichen Suche innerhalb der aktuellen Ergebnissmenge weiter eingrenzen. Die angezeigt Liste wird durchsucht, wenn die Option Verfeinern der aktuellen Suche ausgewählt ist.

Kunden finden

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Um eine Liste aller aktiven Kunden zu erhalten, setzen Sie als Suchkriterium entspricht regulärem Ausdruck und einen einfachen Punkt . in das Textfeld. Stellen Sie sicher, dass das Auswahlfeld Nur aktive Daten durchsuchen ausgewählt ist. Nun klicken Sie auf Suchen. Mit dem regulären Ausdruck . werden alle Einträge gefunden.

Die vielfältigen Möglichkeiten dieses Suchen-Dialogs werden unter beschrieben.

### Neue Rechnung

Um eine Rechnung an einen Kunden zu senden, müssen Sie zunächst eine neue Rechnung erstellen. Hierzu verwenden Sie &mc.bus.cus.new-inv; im Menü. In dem Dialog Neue Rechnung werden die Informationen für den Rechnungskopf erfasst.

Dieser Abschnitt gilt sowohl für Rechnungen als auch für Gutschriften. Um die Lesbarkeit des Textes zu verbessern, wird nur auf Rechnungen Bezug genommen. Sie können ihn aber auch auf Gutschriften anwenden. Nur wenn sich das Verhalten von Gutschriften von dem von Rechnungen unterscheidet, wird dies explizit erwähnt.

Viele Eingabefelder in den Dialogen unterstützten die automatische Textvervollständigung. Das bedeutet, wenn Sie mit der Texteingabe beginnen, versucht &app; den Text automatisch mit einem vorhandenen, passenden Eintrag zu vervollständigen. Gibt es keine Textvorschläge, drücken Sie die Schaltfläche Auswählen…, um den Dialog zu öffnen. Markieren Sie den gewünschten Eintrag und mit Auswählen wird dieser übernommen.

Eine neue Rechnung erstellen

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Rechnungs-Informationen - Typ

  Die Art des zu erstellenden Kundendokuments - entweder eine Rechnung oder eine Gutschrift.

Rechnungs-Informationen - Rechnungsnummer

  (optional) Die Identifikationsnummer dieser Rechnung. Das ist die offizielle, von Ihnen vergebene Nummer für diese Rechnung. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird automatisch eine Rechnungsnummer generiert. Siehe für weitere Informationen.

Rechnungs-Informationen - Eröffnungsdatum

  Das Datum, an dem diese Rechnung erstellt wurde.

Abrechnungsdaten - Kunde

  Der Kunde, der diese Rechnung erhalten soll.

Abrechnungsdaten - Auftrag

  (optional) Verknüpft die neue Rechnung mit einem .

  Sie können dieses Feld nur ausfüllen, wenn ein oder mehrere Aufträge in &app; registriert sind, die dem ausgewählten Kunden zugeordnet sind.

Abrechnungsdaten - Abrechnungs-ID

  Dies ist die Bestellnummer des Kunden oder eine andere Kundenreferenznummer. Sie sollten sie verwenden, um Ihrem Kunden die Zuordnung zu erleichtern.

Abrechnungsdaten - Zahlungsbedingungen

  Die Vereinbarung über die Zahlungsbedingungen für diese Rechnung. Eine Liste der registrierten Bedingungen ist im Auswahlfeld verfügbar. Wenn Sie einen Standardwert für den ausgewählten Kunden angegeben haben, wird dieses Feld entsprechend vorbelegt.

Bemerkungen

  Hier können Sie Notizen für eigene Zwecke eintragen. Diese Bemerkungen werden nicht auf der Rechnung ausgegeben.

Wenn Sie auf die Schaltfläche OK klicken, wird in einem neuen Register die Rechnung zur Bearbeitung der Rechnungspositionen geöffnet.

### Rechnung bearbeiten

Im Fenster Rechnung bearbeiten können Sie eine detaillierte Liste der erbrachten Leistungen, ähnlich wie im Kontenblatt, eingeben, die Sie in Rechnung stellen möchten. Für Gutschriften geben Sie stattdessen eine Auflistung der erbrachten Leistungen ein, die Sie erstatten möchten.

Im Nachfolgenden wird in der Rechnung für die erbrachten Leistungen der allgemeine Begriff Posten für die Grundeinheit und Position als Gesamtmenge, also mit der Anzahl multiplizierte Posten, welches als Voreinstellung für alle Kunden-Rechnungen verwendet wird.

Das gespeicherte Spaltenlayout funktioniert in Rechnungen etwas anders als in den Kontenblättern: Layouts werden nicht für jede Rechnung gespeichert. Stattdessen speichern Sie mit &mc.vw.use-lay-cus; ein Layout, welches als Voreinstellung für alle Kundenrechnungen verwendet wird. Mit &mc.vw.res-lay-cus; wird die Standardeinstellung mit den ursprünglichen Spaltenbreiten wiederhergestellt.

Die Rechnung bearbeiten

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Der obere Bereich der Anzeige beinhaltet die Rechnungsinformationen, die Sie mit dem Menüpunkt &mc.ed.edit; nachträglich ändern können. Es öffnet sich das Fenster in dem Sie Angaben entsprechend modifizieren können.

Im Bereich Rechnungseinträge gibt es 15 Spalten in denen Sie die einzelnen Positionen dieser Rechnung erfassen können:

Datum

  Das Datum, an dem diese Leistung erbracht wurde.

Erfasst?

  Ist der Haken gesetzt — das Feld angeklickt — wird die Position dieser Rechnung hinzugefügt, ein leeres Kästchen bedeutet, dass die Position noch nicht dieser Rechnung hinzugefügt und somit noch nicht in der Summe berücksichtigt ist. Die Position wird der Rechnung automatisch hinzugefügt, sobald Sie mit dem nächsten Eintrag fortfahren.

Beschreibung

  (optional) — Ist die Bezeichnung der erbrachten Leistung. Sie sollten eine Beschreibung hinzufügen, damit dem Kunden die Notwendigkeit dieser Position ersichtlich wird.

Aktion

  (optional) — Ist ein benutzerdefiniertes Feld. Sie können hier eine der 3 vordefinierten Aktionen Stunden, Material oder Auftrag, verwenden oder eine für Ihre Anwendung spezifische Angabe eintragen.

Ertragskonto

  Wählen Sie aus, welchem Konto der Ertrag gutgeschrieben wird.

Anzahl

  Gibt an, wie viel Stück von diesem Posten berechnet werden.

Stückpreis

  Der Preis pro Einheit des Postens.

Art des Nachlass

  Ermöglicht die Angabe eines Rabatts in Form eines

  $

    absoluten Geldbetrags

  %

    Prozentsatz

  Klicken Sie auf das Feld, um zwischen den Rabattarten umzuschalten.

Berechnung Nachlass

  Der Rabatt kann wie folgt ermittelt werden

  >

    Der Rabatt wird nach Steuern berechnet.

  <

    Der Rabatt wird vor Steuern berechnet.

  =

    Bedeutet, dass sowohl der Rabatt als auch die Steuer auf den Vorsteuerbetrag bezogen werden.

    Klären sie ihre legalen Möglichkeiten mit ihrem Steuerberater oder Finanzamt.

  Sie können auf das Feld klicken, um die Einstellung zu ändern.

Rabatt

  (optional) — ist der Gesamtrabatt, als Geldwert oder in Prozent, abhängig vom Rabatttyp. Lassen Sie es leer, wenn Sie keinen Rabatt gewähren wollen. Haben Sie eine Standardrabatt für den Kunden angegeben, wird dieser automatisch für jede neue Position vorgeschlagen.

Besteuerbar?

  Gibt an, ob diese Position steuerpflichtig ist. Ist das Feld angehakt wird die Position versteuert, ein leeres Feld bedeutet nein. Sie können das Feld anklicken, um die Einstellung zu ändern.

inkl. USt?

  Ist die Steuer bereits im Stückpreis enthalten?

  X

    Gibt an, dass die Steuer enthalten ist und auf den Preis eingerechnet wurde. Dies ist in der EU bei Rechnungen an Endverbraucher üblich.

  leer

    Dies ist üblich bei Rechnungen an Geschäftskunden, da für diese die Steuer nur ein durchlaufender Posten ist.

Steuertabelle

  (optional) — Der beim Kunden hinterlegte Steuersatz ist voreingestellt, kann aber durch Auswahl eines Eintrags aus den überschrieben werden. Dies ist ein Auswahlmenü mit allen verfügbaren Steuertabellen. Wenn die Position steuerpflichtig ist, wird diese Tabelle für die Berechnung des Steuerbetrags verwendet. Die Steuertabelle bestimmt die Steuersätze und die Konten, auf denen die Steuer gebucht wird.

Zwischensumme

  (nicht bearbeitbar) — Ist die berechnete Zwischensumme für diese Postion (abzüglich der Steuer).

Steuer

  (nicht bearbeitbar) — Ist die berechnete Steuer für diese Position.

Mit dem Menüpunkt &mc.ed.dup; können Sie die ausgewählte Rechnung duplizieren. Es öffnet sich das Fenster , in welchem Sie die vorhandenen Rechnungsdaten anpassen können. Eine neue Rechnung wird als Duplikat der vorherigen Rechnung inklusive aller erfassten Posten angelegt.

### Rechnung buchen

Haben Sie die Erstelung einer Rechnung abgeschlossen und ist diese zum Drucken bereit, können Sie mit &mc.ed.post; die Rechnung buchen, was jedoch nicht sofort erfolgen muss, sondern erst dann, wenn diese versendet werden soll. Beim Buchen einer Rechnung werden die Buchungen in einem Forderungskonto eingetragen. Die Rechnung wird gesperrt und so vor einer Modifizierung geschützt.

Rechnung buchen

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Das Fenster Rechnung buchen erscheint und ermöglicht Ihnen, die folgenden Informationen einzugeben:

Buchungsdatum

  Gibt das Datum für die auf dem Debitorenkonto verbuchten Posten an. Standardmäßig ist dies das Eröffnungsdatum der Rechnung. (siehe ).

Fälligkeitsdatum

  Ist das Datum, bis zu dem die Zahlung für die Rechnung erwartet wird.

  - Wenn Sie bei der Erstellung der Rechnung Zahlungsbedingungen festgelegt haben, wird das Datum dementsprechend berechnet, und das Eingabefeld ist deaktiviert.

  - Haben Sie keine Zahlungsbedingungen angegeben, geben Sie hier das Fälligkeitsdatum ein.

Beschreibung

  Ist eine beliebige Beschreibung. Wenn die Posten ins Debitorenkonto gebucht werden, wird diese Beschreibung in das Memofeld dieser Buchung eingetragen.

Buchen nach Konto

  Legt das Debitorenkonto fest, auf dem die Rechnungspositionen — als Mehrteilige Buchung — verbucht werden. Sie können das Konto aus einer Liste von bestehenden Debitorenkonten in der Rechnungswährung auswählen.

  Betätigen Sie das kleine Zahnrad, können Sie die Konten, die als Platzhalter oder Versteckt gekennzeichnet sind, in der Auswahliste verbergen und die Liste übersichtlicher gestalten.

Buchungen kumulieren?

  Bestimmt, ob Rechnungspositionen, die auf dasselbe Konto übertragen — kumuliert — werden, zu einer einzigen Buchung für dieses Konto zusammengefasst oder als einzelne Buchungsteile eingetragen werden. In einer Beispielrechnung, bei der Äpfel und Birnen verkauft wurden, wirkt sich die Einstellung wie folgt auf die Buchungsergebnisse aus:

  Aktiviert

    Die Rechnungspositionen werden zusammengefasst und ein einziger Buchungteil von 24,85 € vom Ertrag:8300 Erlöse Ust. 7 Konto wird erfasst. Verwenden Sie diese Einstellung nur, wenn sie sicher sind, dass sie nie fragen werden: Welchen Umsatz haben wir mit welcher Warengruppe erzielt?

  nicht aktiviert

    Die Rechnungspositionen, die im Debitorenkonto erstellt wird, zeigt zwei Buchungsteile von Konto Ertrag:8300 Erlöse Ust. 7 9,95 € und 14,90 €. Die Memo-Felder in den Teilbuchungen geben den Verkauf von Äpfel bzw. Birnen an — entsprechend den Rechnungspositionen auf der Rechnung.

Haben Sie die Notwendigkeit, eine bereits gebuchte Rechnung nachträglich zu bearbeiten, können Sie mit &mc.ed.unpost; die Buchung der Rechnung löschen und somit zur Bearbeitung wieder freigeben.

### Rechnung suchen

Um eine bestehende Rechnung zu finden, verwenden Sie den Menüpunkt &mc.bus.cus.find-inv;. Aus den Ergebnissen der Suche können Sie eine Rechnung zur Bearbeitung oder Ansicht auswählen.

Die vielfältigen Möglichkeiten dieses Suchen-Dialogs werden unter beschrieben.

Eines der Designziele in &app;s Geschäftsfunktionen war es, verschiedene Vorgehen zu ermöglichen, so dass man eine Rechnung aus unterschiedlichen Richtungen erreichen kann, je nachdem, wie man über das Problem denkt:

- Sie können zuerst nach dem Kunden suchen und dann seine Rechnungen auflisten.

- Sie können Rechnungen nach Nummer oder nach Firmenname suchen.

- Sie können Rechnungen auflisten, die mit einem Kundenauftrag verbunden sind.

### Rechnung drucken

Nachdem Sie eine Rechnung gebucht haben, können Sie diese ausdrucken und an Ihre Kunden senden. Hierzu gibt es 2 unterschiedliche Vorgehensweisen.

Rechnung ausdrucken

- In der geöffneten Rechnung verwenden Sie hierzu den Menüpunkt &mc.fi.prin-inv;, woraufhin sich ein neuer Reiter die Rechnung in einem Drucklayout öffnet.

  1. Wollen Sie das Erscheinungsbild der Rechnung ändern, betätigen Sie

     - in der Werkzeugleiste die Schaltfläche Optionen

     - oder &mc.ed.rep-opt; aus der Menüleiste.

  2. Aktivieren Sie den Reiter Allgemein in dem Dialog der Berichtsoptionen.

  3. Wählen Sie eine Stilvorlage aus, indem Sie die Schaltfläche Auswählen betätigen. Hier können Sie auf diese vordefinierten Stilvorlagen zurückgreifen.:

     - CSS-basierte Stilvorlage (experimentell)

     - Voreinstellung

     - Einfach

     - Fußzeile

     - Vor-oder Nachspan

     - Bunt

     Haben Sie sich zuvor, wie in beschrieben, eine eigene Stilvorlage gestaltet, dann steht diese in dem Auswahlmenü ebenfalls zur Verfügung.

- Rechnungen können auch vom Hauptfenster gedruckt werden. Im Menü &mc.rep.bus; stehen mehrere Vordrucke zur Auswahl:

  - &gmi.rep.bus.pnt-rep;

  - &gmi.rep.bus.easy-inv;

  - &gmi.rep.bus.fcy-inv;

  - &gmi.rep.bus.tax-inv;

  Im Berichtsfenster wird angezeigt, dass keine gültige Rechnung gewählt wurde. So wählen Sie die zu druckende Rechnung aus:

  1. Betätigen Sie

     - in der Werkzeugleiste die Schaltfläche Optionen

     - oder &mc.ed.rep-opt; aus der Menüleiste.

  2. Aktivieren Sie den Reiter Allgemein in dem Dialog der Berichtsoptionen.

  3. Betätigen Sie die Schaltfläche Auswählen neben dem Feld Rechnungsnummer.

  4. Wenn notwendig verwenden Sie die Suchfunktion, um die gewünschte Rechnung auszuwählen.

Für den Druck stehen mehrere Druckvorlagen zur Verfügung, die sie nach Ihren Anforderungen anpassen können, wie z.B. ein Firmenlogo hinzufügen usw. Lesen Sie dazu den Abschnitt .

### Rechnungsnummer anpassen

Standardmäßig beginnt &app; mit der Rechnungsnummer 1 und erhöht diese, wie z.B. in der EU vom Gesetzgeber verlangt, von dort aus automatisch. Alternativ können Sie auch eine Rechnungsnummer manuell in das Textfeld eingeben, wenn Sie eine Rechnung erstellen. Aber das ist mühsam und und führt früher oder später zu doppelten Nummern.

Wenn Sie z.B. in ihrem Betrieb bereits Rechnungen versandt haben, können sie die Rechnungsnummer demgemäß anpassen. Mit &mc.ed.pref; öffnen Sie die Bucheinstellungen und wechseln zum . Ändern Sie den Zähler für die Rechnungsnummer so, dass er der letzten bereits vergebenen Nummer entspricht, also um eins kleiner ist als die gewünschte Startnummer und klicken Sie auf die Schaltfläche OK oder Anwenden.

### Rechnungslayout anpassen

Das Aussehen der Standard-Rechnung ist, wenn sie die in beschriebenen Rechnungsvorlagen nutzen, recht schlicht. Das Standard-Layout lässt den oberen Teil des Formulars leer, so dass Sie das Briefpapier ihrer Firma als Vordruck verwenden können. Es gibt einige Möglichkeiten, das Erscheinungsbild der Rechnung anzupassen.

Verwenden Sie &mc.fi.prop;, um Ihre Unternehmensinformationen auf dem zu erfassen. Diese Informationen werden auf der rechten Seite des Rechnungskopfes gedruckt.

Wollen Sie den Rechnungen einen individuellen Hintergrund, ein Bild in der Kopfleiste oder ein Logo hinzuzufügen, müssen Sie die Rechnungsvorlagen ändern. Verwenden Sie dafür den Menüeintrag &mc.ed.css; woraufhin sich das Fenster öffnet.

- Öffnen sie eine existierende Vorlage und passen sie an oder

- legen Sie eine neue Vorlage an, die Sie nach Ihren Vorstellungen gestalten können.

Es kann sinnvoll sein 2 Vorlagen zum Druck

- auf vorhandenen Formularen oder

- auf Blanko-Papier mit dem Nachbau ihres Formulars

zu gestalten.

Wenn die Stilvorlage nach Ihren Vorstellungen konfiguriert ist, stellen Sie diese in den &mc.ed.rep-opt; auf dem Reiter Allgemein als Stilvorlage ein.

### Kundenauftrag

Verbindet zunächst die Auftragsnummer des Kunden als Abrechnungs-ID mit Ihrer internen, i.d.R. fortlaufenden, Auftragsnummer. Daneben bietet sich die Möglichkeit, komplexere Kundenaufträge in kleinere abrechenbare Teilaufträge zu zerlegen. Da z.B. bei einem unbefristeten Abonnement kein Ziel definiert ist, ist die Verwendung des Kundenauftrag eine optionale Anwendung.

Um Kundenaufträge zu nutzen, müssen Sie diese mit dem Menüpunkt &mc.bus.cus.new-job; erstellen.

Einen neuen Auftrag anlegen

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Auftragsinformation - Auftragsnummer

  Geben Sie die Nummer für diesen Auftrag ein. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird eine Nummer für Sie eingetragen. Siehe für mehr Informationen. Die Angabe ist optional.

Auftragsinformation - Auftragsname

  Den Namen, den Sie dem neuen Auftrag zuweisen möchten.

Mandanteninformation - Kunde

  Der Kunde, für den der Auftrag erstellt wird.

Mandanteninformation - Kurs

  Legen Sie hier einen Wert als Vorgabe für den Stückpreis für alle neuen Positionen der Kundenrechnung fest, die zu diesem Auftrag zugeordnet sind.

Mandanteninformation - Abrechnungs-ID

  Die Referenz des Kunden zu diesem Auftrag, wie z.B. eine Bestellnummer. Dies ist die Abrechnungsidentifikation, die Sie benötigen, um Ihre Rechnung mit dem Kundenauftrag zu verbinden. Die von Ihnen eingegebene Abrechnungs-ID wird für alle neuen Rechnungen verwendet, die mit diesem Auftrag in Bezug stehen.

Auftrag aktiv?

  Hiermit können Sie inaktive — also abgeschlossene — Aufträge kennzeichnen. Setzen sie dies, nachdem sie den Auftrag abgeschlossen haben, um ihn nicht mehr in der Übersicht angezeigt zu bekommen. Mit der Suchfunktion können Sie auch inaktive Aufträge wiederfinden.

Kundenauftrag suchen und bearbeiten

- Um einen vorhandenen Kundenauftrag zu finden, verwenden Sie den Menüpunkt &mc.bus.cus.find-job;. Es öffnet sich der Dialog zum .

- Führen Sie eine Suche mit den passenden Parametern aus.

- Markieren Sie den gewünschten Auftrag in den Suchergebnissen.

- Klicken Sie auf die Schaltfläche Auftrag anzeigen/bearbeiten.

- Betätigen Sie die Schaltfläche Rechnungen anzeigen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Rechnungen und Gutschriften, die zu diesem Auftrag gehören, angezeigt werden.

  1. Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste aus.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung anzeigen/bearbeiten und die gewählte Rechnung wird im Rechnungseditor geöffnet.

### Zahlung verarbeiten

Schließlich werden Sie von Ihren Kunden Zahlungen für offene Rechnungen erhalten. Zum Verbuchen dieser Zahlungen, verwenden Sie den Dialog Zahlung verarbeiten, welchen Sie unter &mc.bus.cus.pro-pay; finden. Diese Funktion können Sie in &app; an beliebiger Stelle aufrufen.

Es gibt keine Möglichkeit, eine Zahlung während des Importvorgangs, z.B. wenn Buchungen von einer Bank importiert werden, einer Rechnung zuzuordnen. Die Zuordnung muss nach dem Import der Buchungen separat erfolgen.

Zahlung nach Import von Buchungen zuordnen

- Wechseln Sie in das Register des Aktivkontos, das den importierten Zahlungsvorgang enthält (z.B. das Bankkonto).

- Wählen Sie in diesem Konto die Zahlung aus.

- Klicken Sie mit der rechten Maustaste (&kc.ctrl;-Klick für &mac;).

- Wählen Sie &gmi.ed.pay-asng;.

- Das Fenster Zahlung verarbeiten wird geöffnet, das bereits teilweise mit den Informationen aus der Buchung ausgefüllt ist.

- Tragen Sie die fehlenden Informationen wie den richtigen Kunden und die Rechnung ein, um die Zahlung abzuschließen.

Eine Einschränkung: Die Logik hinter &gmi.ed.pay-asng; erkennt die Erstattung einer Gutschrift nicht richtig und interpretiert eine solche Buchung fälschlicherweise als eine Lieferantenrechnung.

Zahlung verarbeiten

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Die Anwendung Zahlung verarbeiten umfasst die folgenden Bedienelemente:

Mandanteninformation - Kunde

  Der Kunde, dessen Zahlung erfasst werden soll.

Buchen nach (Soll)

  Das Debitoren-Konto, auf das diese Zahlung gebucht werden soll.

Dokumente

  Wählen Sie aus der Liste der Dokumente die Rechnung aus, die Sie begleichen wollen.

Buchungsdetails - Datum

  Das Datum, an dem Sie die Zahlung erhalten haben.

Buchungsdetails - Zahlung

  Der zu zahlende Betrag für diese Rechnung.

Buchungsdetails - Erstattung

  Der Betrag der Erstattung bei Überzahlung einer Rechnung.

Buchungsdetails - Nr

  Die Nummer Ihres Zahlungsbelegs.

Buchungsdetails - Buchungstext

  Ein Kommentar zu dieser Zahlung.

Buchungsdetails - Scheck drucken

  Öffnet nach Betätigen von OK den Dialog .

Herkunftskonto (Haben)

  Das Konto, auf das das Geld eingezahlt werden soll (ein Girokonto zum Beispiel).

#### Zuviel gezahlte Beträge oder Vorauszahlungen

Wenn ein Kunde eine Rechnung zu hoch bezahlt oder für erbrachte Leistungen bezahlt, bevor sie in Rechnung gestellt wurden, erfolgt die Zahlungsverarbeitung für den erhaltenen Gesamtbetrag. &app; verfolgt dann die Überzahlung (oder Vorauszahlung) auf dem Ausgangskonto, und Sie können den Restbetrag bei der Bezahlung der nächsten Rechnung verwenden.

#### Teilzahlungen

Auch Teilzahlungen sind möglich. Wählen Sie die zu zahlende Rechnung aus und &app; schlägt automatisch den Restsaldo der Rechnung als Zahlungsbetrag vor. Passen Sie diesen Betrag einfach an den Betrag an, den Sie zahlen möchten.

#### Writing Off a Bad Debt

&untranslated;

Please check with your accountant to ensure the following is acceptable in your region.

The usual way to do this is to process a payment for the invoice to a BadDebt account. Such an account would be an expense account. However, in &app;, you can't process a payment for an invoice directly to an expense account, so it takes two steps:

- Pay the invoice to an asset or liability account, such as your checking account.

- Change the asset or liability account, in the non Accounts Receivable split of the payment transaction, to the BadDebt expense account.

Specifically

- Remove all transactions from the A/R account related to the invoice, except for the invoice's transaction itself. This includes any payment transactions, and transactions between your BadDebt and A/R account.

  In case the payment has associated lot link transactions (1), remove those as well.

  If all is well, your Process Payment window for this customer should list the invoice the customer won't pay, and no prepayments.

- Pay your invoice to an arbitrary asset or liability account. It can be your checking account. We will fix that in the next step.

- Open the account register for your A/R account. For this invoice there should now be one payment transaction. If you are using &app; 2.6.0 - 2.6.4 there will also be one lot link transaction (1).

- Select the payment transaction and change the transfer account to your BadDebt account. Make sure to leave the transaction (eg by clicking on another transaction) to save the changes.

If all is well, your Process Payment window should still be clean: no pre-payments, and the bad debt invoice gone.

(1): &app; versions 2.6.0 to 2.6.4 created lot link transactions which show in the A/R account register. This came with its own set of subtle issues. It is recommended to upgrade to the latest (or at least 2.6.6) version, which fixes a lot of small problems. Version 2.6.5 had a flaw in the logic cleaning up the lot links. Once upgraded, please run &mc.ac.chk-rep.acct; on your A/R and A/P accounts to clean up most of the lot link legacy. Don't forget to make a backup first just in case.

Lots are used internally for relating payments to invoices. Lots themselves are invisible in the account registers. To see them you need to open the lot viewer, which can be found in &mc.ac.vw-lots; while in any A/R or A/P account register. Select a lot to see the Splits in lot.

Lot links are transactions which you can see in your A/R and A/P accounts. They are unusual in the sense that all their splits are in one account (A/R or A/P). Each split in a lot link transaction is linked (hence the name) to an invoice or payment transaction by means of a lot.

See for more information.

## Lieferanten

In der Kreditorenbuchhaltung werden die Beträge erfasst, die Sie anderen schulden. Rechnungen von Lieferaten werden auf diese Konten gutgeschrieben, während Zahlungen und Gutschriften diese Konten belasten. Hierfür müssen Sie Kreditorenkonten für jede in ihren Rechnungen verwendete Währung vom Typ Offene Verbindlichkeiten einrichten, in welchem die Lieferantenrechnungen verbucht werden.

Im Allgemeinen arbeiten Sie nicht direkt mit diesen Konten, sondern nutzen in &app; die Anwendungen, die für die Kreditorenbuchhaltung im Menü &mc.bus.ven; verfügbar sind.

- Lieferanten und Verkäufer sind Unternehmen oder Personen, von denen Sie Produkte oder Dienstleistungen erwerben.

- Mit einer erfassen Sie die Zahlungsaufforderung, die Sie von einem Lieferanten erhalten. Eine Rechnung enthält eine Einzelaufstellung der von Ihnen erworbenen Leistungen. Sie können in &app; die Rechnungen anlegen und nachverfolgen.

  Eine Gutschrift ist ein Dokument, das Sie von einem Lieferanten erhalten, um Produkte oder Dienstleistungen zu korrigieren, die Ihnen fälschlicherweise in Rechnung gestellt wurden oder nachdem Sie die gelieferte Qualität oder Menge bemängelt haben. &app; kann Gutschriften über die gleichen Menüeinträge wie Rechnungen verwalten.

- Bei Bedarf können Sie einen einrichten, mit dem Sie mehrere Rechnungen eines bestimmten Lieferanten gruppieren können.

- Mit erfassen Sie Ihre Zahlungen an einen Lieferanten, die Sie getätigt haben.

### Neuer Lieferant

Um einen neuen Lieferanten anzulegen, wählen Sie den Menüpunkt &mc.bus.ven.new-ven;. Tragen Sie allgemeine Informationen über den Lieferanten wie z.B. Firmenname, Adresse, Telefon, usw. ein.

Datenfelder auf dem Reiter Lieferant

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Identifizierung - Lieferantennummer

  Kann eine beliebige Nummer sein, mit der Sie auf diesen Lieferanten verweisen möchten. Sie können das Feld auch leer lassen und es wird automatisch eine Nummer ausgewählt. Siehe für weitere Informationen.

Identifizierung - Firmenname

  Der Firmenname des Geschäftspartners.

Identifizierung - Aktiv

  Unterscheidet zwischen aktiven und inaktiven Lieferanten. Dies ist nützlich, wenn Sie viele ehemalige Lieferanten haben und nur die aktiven in Auswahlfeldern anzeigen möchten.

Zahlungsadresse - Name

  Ist der Inhaber, der die von Ihnen getätigten Zahlungen erhalten soll.

Zahlungsadresse - Adresse

  Die Adresse, die auf der Rechnung angegeben wurde.

Zahlungsadresse - Telefon

  Die Telefonnummer des Kunden.

Zahlungsadresse - Fax

  Die Faxnummer — so noch vorhanden.

Zahlungsadresse - E-Mail

  Eine Mailadresse des Kunden.

Bemerkung

  Zeichnet alle zusätzlichen Kommentare zum Lieferanten auf. Verwenden Sie es, um die Namen weiterer Ansprechpartner im Unternehmen festzuhalten oder die Zuverlässigkeit des Anbieters zu erfassen. Diese Information ist nur für interne Zwecke und wird nicht auf Rechnungen verwendet.

Datenfelder im Dialog auf dem Reiter Zahlungsinformation

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Zahlungsinformation - Währung

  Legt die Währung für Zahlungen an diesen Lieferanten fest. Es wird die Standardwährung verwendet, die in &mc.ed.pref; unter eingestellt ist.

  Alle Rechnungen und Gutschriften lauten auf diese Währung und &app; erfordert ein Kreditorenkonto in dieser Währung.

Zahlungsinformation - Zahlungsbedingungen

  Legt die Standardzahlungsbedingungen für diesen Lieferanten fest. Die Zahlungsbedingungen müssen zuvor mit &mc.bus.bil-edit; eingetragen worden sein. Siehe .

Zahlungsinformation - inkl. Steuern

  Gibt an, ob die Steuer in Rechnungen von diesem Lieferanten enthalten ist.

  - Ja bedeutet, dass die Steuer bereits in den Beträgen auf den Rechnungen enthalten ist.

  - Nein bedeutet, dass die Steuer nicht enthalten ist.

  - Voreinstellung benutzen bedeutet, dass die in den globalen Einstellungen unter &mc.ed.pref; (&mc.macOS.gc.pref; auf &mac;) auf dem Reiter vorgenommene Einstellung verwendet wird.

Zahlungsinformation - Steuertabelle

  Legt eine Steuertabelle als Standardvorgabe fest, die auf Rechnungen von diesem Lieferanten angewendet werden soll. Steuertabellen müssen vorab über den Menüpunkt &mc.bus.tax-tab; angelegt werden. Siehe .

### Lieferanten suchen

Möchten Sie den Datensatz eines Lieferanten suchen, verwenden Sie den Menüeintrag &mc.bus.ven.find-ven;. Aus den Ergebnissen der Suche wählen Sie mit der Schaltfläche Lieferant anzeigen/bearbeiten den passenden Eintrag zur weiteren Verwendung. Dieser Dialog wird auch dazu genutzt, um die Aufträge des Lieferanten oder Rechnungen des Lieferanten anzuzeigen oder um eine Rechnung zu zahlen.

Eine kurze Einleitung zur Verwendung der Suchen-Funktion wird in gegeben. Die vielfältigen Möglichkeiten dieses Dialogs werden unter ausführlich beschrieben.

### Neue Lieferantenrechnung

Wenn Sie eine Rechnung von einem Lieferanten erhalten und diese in &app; erfassen möchten, müssen Sie eine neue Rechnung erstellen. Hierfür verwenden Sie den Menüpunkt &mc.bus.ven.new-bil; und füllen die Datenfelder in dem Dialog entsprechend aus.

Dieser Abschnitt gilt sowohl für Lieferantenrechnungen als auch für Gutschriften. Um die Lesbarkeit des Textes zu verbessern, wird nur auf Rechnungen Bezug genommen. Sie können ihn aber auch auf Gutschriften anwenden. Nur wenn sich das Verhalten von Gutschriften von dem von Rechnungen unterscheidet, wird dies explizit erwähnt.

Viele Eingabefelder in den Dialogen unterstützten die automatische Textvervollständigung. Das bedeutet, wenn Sie mit der Texteingabe beginnen, versucht &app; den Text automatisch mit einem vorhandenen, passenden Eintrag zu vervollständigen. Gibt es keine Textvorschläge, drücken Sie die Schaltfläche Auswählen…, um den Dialog zu öffnen. Markieren Sie den gewünschten Eintrag und mit Auswählen wird dieser übernommen.

Eine neue Lieferantenrechnung erfassen

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Lieferantenrechnungs-Informationen - Typ

  Die Art des zu erfassenden Lieferantendokuments — entweder eine Rechnung oder eine Gutschrift.

Lieferantenrechnungs-Informationen - Rechnungsnummer

  (optional) - Die &app;-interne Identifikationsnummer dieser Rechnung. Dies ist Ihre eigene Nummer für diese Rechnung. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird automatisch eine Rechnungsnummer generiert. Siehe für weitere Informationen.

Lieferantenrechnungs-Informationen - Eröffnungsdatum

  Das Datum, an dem die Rechnung vom Lieferanten ausgestellt wurde.

Abrechnungsdaten - Lieferant

  Der Lieferant, der Ihnen diese Rechnung ausgestellt hat.

Abrechnungsdaten - Auftrag

  (optional) - verknüpft diese Rechnung mit einem Lieferantenauftrag (siehe ).

  Sie können dieses Feld nur ausfüllen, wenn ein oder mehrere Aufträge in &app; registriert sind, die zu dem ausgewählten Lieferanten zugeordnet sind.

Abrechnungsdaten - Abrechnungs-ID

  (optional) - die Rechnungsnummer des Lieferanten die auf dem Zahlungsträger anzugeben ist, damit der Lieferant die Zahlung zuordnen kann.

Abrechnungsdaten - Zahlungsbedingungen

  Die für die Rechnung geltenden Zahlungsbedingungen. &app; schlägt die beim Lieferanten hinterlegte Zahlungsbedingung vor. Diese können aber im Bedarfsfall mit einem anderen Eintrag aus der überschrieben werden. Eine Liste der registrierten Bedingungen ist im Auswahlfeld verfügbar.

Kundenauftrag zur Weiterverrechnung - Kunde

  (optional) - der Kunde, in dessen Auftrag Sie tätig sind und bei dem Lieferanten einkaufen waren.

Kundenauftrag zur Weiterverrechnung - Auftrag

  (optional) - der Kundenauftrag, der mit dieser Lieferantenrechnung verbunden ist. Dies wird verwendet, um Ihren Kunden später mit Ihren Aufwändungen zu belasten.

  Sie können dieses Feld nur ausfüllen, wenn ein oder mehrere Aufträge in &app; registriert sind, die zu dem ausgewählten Kunden zugeordnet sind.

Bemerkungen

  Hier können Sie Notizen für eigene Zwecke eintragen. Diese Bemerkungen werden nicht auf der Rechnung ausgegeben.

Wenn Sie auf die Schaltfläche OK klicken, wird in einem neuen Register die Rechnung zur Bearbeitung der Rechnungspositionen geöffnet.

### Lieferantenrechnung bearbeiten

Im Fenster Lieferantenrechnung bearbeiten können Sie eine Einzelaufstellung der von Ihnen erworbenen Waren und Dienstleistungen, ähnlich wie in einem Kontenblatt, eingeben. Bei einer Gutschrift erfassen Sie stattdessen eine Auflistung der Waren und Dienstleistungen, die der Lieferant Ihnen erstattet hat.

Im Nachfolgenden wird anstelle von Waren bzw. Dienstleistungen der allgemeine Begriff Posten für die Grundeinheit und Position als Gesamtmenge, also mit der Anzahl multiplizierte Posten, verwendet.

Das gespeicherte Spaltenlayout funktioniert im Rechnungsdialog etwas anders als in den Kontenblättern: Layouts werden nicht für jede Rechnung gespeichert. Stattdessen speichern Sie mit &mc.vw.use-lay-ven; ein Layout, welches als Voreinstellung für alle Lieferantenrechnungen verwendet wird. Mit &mc.vw.res-lay-ven; wird die Standardeinstellung mit den ursprünglichen Spaltenbreiten wiederhergestellt.

Rechnung bearbeiten

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In 12 Spalten erfassen Sie die einzelnen Einträge der Lieferantenrechnung.

Datum

  Der Tag, an dem die Position erworben wurde.

Erfasst?

  Ist der Haken gesetzt — das Feld angeklickt — wird die Position mit dieser Rechnung abgerechnet, ein leeres Kästchen bedeutet, dass die Position in dieser Rechnung nicht enthalten und somit noch nicht in der Summe berücksichtigt ist. Wenn das Feld leer ist, können Sie die Position abrechnen, indem Sie zuerst die Artikelzeile auswählen und dann in dieses Feld klicken.

Beschreibung

  (optional) - Ist eine Beschreibung der Position. Übernehmen Sie hier die Bezeichnung des Lieferanten. Alternativ können Sie eine für Sie aussagekräftige Beschreibung hinzufügen, aus der die Notwendigkeit für diese Position ersichtlich wird.

Aktion

  (optional) — Ist ein benutzerdefiniertes Feld. Sie können hier eine der 3 vordefinierten Aktionen Stunden, Material oder Auftrag auswählen oder eine für Ihre Anwendung spezifische Angabe, wie z.B. eine Kostenstelle, eintragen.

Aufwandskonten

  Legt fest, welches Konto mit dieser Position belastet werden soll.

Anzahl

  Erfasst, wie viele der Einheiten Sie gekauft haben.

Stückpreis

  Der Preis pro Einheit des Postens.

Besteuerbar?

  Gibt an, ob diese Position vorsteuerabzugsfähig ist, wenn Sie Mehrwertsteuerpflichtig sind. Ist das Feld angehakt wird die Position versteuert, ein leeres Feld bedeutet nein. Sie können das Feld anklicken, um die Einstellung zu ändern.

Inkl. USt.?

  Ist die Vorsteuer bereits im Preis je Maßeinheit enthalten?

  X

    Gibt an, dass die Steuer im Stückpreis der Position inkludiert ist. Dies ist in der EU bei Rechnungen an Endverbraucher üblich.

  leer

    Dies ist üblich bei Rechnungen an Geschäftskunden, da für diese die Steuer nur ein durchlaufender Posten ist.

  Klicken Sie in das Feld, um die Einstellung zu ändern.
Steuertabelle

  (optional) — Der beim Lieferanten hinterlegte Steuersatz ist voreingestellt, kann aber durch Auswahl eines Eintrags aus den überschrieben werden. Wenn die Position steuerpflichtig ist, wird diese Tabelle für die Berechnung des Steuerbetrags verwendet. Die Steuertabelle bestimmt die Steuerprozentsätze und die Konten, auf denen die Steuer gebucht wird.

Zwischensumme

  (nicht bearbeitbar) — Ist die berechnete Zwischensumme für diese Position (abzüglich der Steuer).

In Rechnung gestellt?

  Kann dieser Artikel dem Kunden/Auftrag weiterverrechnet werden?

Mit dem Menüpunkt &mc.ed.dup; können Sie die ausgewählte Rechnung duplizieren. Es öffnet sich das Fenster , in welchem Sie die vorhandenen Rechnungsdaten anpassen können. Ein neue Rechnung wird als Duplikat der vorherigen Rechnung inklusive aller erfassten Posten angelegt.

### Lieferantenrechnung buchen

Haben Sie die Bearbeitung einer Rechnung abgeschlossen, können Sie diese mit &mc.ed.post; buchen, wodurch die Buchungen auf Kreditorenkonten verbucht werden. Das Fenster Rechnung buchen erscheint und fordert Sie zur Eingabe von Informationen auf. Alternativ können Sie die Rechnung auch schließen und später erneut bearbeiten.

Rechnung buchen

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Buchungsdatum

  Legt das Datum für die auf ein Kreditorenkonto gebuchten Buchungen fest. Dies wird mit dem Eröffnungsdatum der Lieferantenrechnung vorbelegt. Siehe

Fälligkeitsdatum

  Ist das Datum, bis zu dem Sie die Rechnung begleichen sollen.

  - Wenn Sie bei der Erstellung der Rechnung Zahlungsbedingungen festgelegt haben, wird das Datum dementsprechend berechnet und das Eingabefeld ist deaktiviert.

  - Wenn Ihnen der Lieferant keine Zahlungsbedingungen vorgegeben hat, geben Sie hier das Fälligkeitsdatum ein.

Beschreibung

  Ist eine beliebige, für Sie sinnvolle, Beschreibung. Wenn Rechnungsbuchungen auf dem Kreditorenkonto verbucht werden, wird diese Beschreibung in das jeweilige Bemerkungsfeld übernommen.

Buchen nach Konto

  Legt das Konto fest, auf dem die Rechnung gebucht wird. Sie können das Konto aus einer Liste vorhandener Kreditorenkonten auswählen.

  Betätigen Sie das kleine Zahnrad, können Sie die Konten, die als Platzhalter oder Versteckt gekennzeichnet sind, in der Auswahliste verbergen und die Liste übersichtlicher gestalten.

Buchungen kumulieren?

  Legt fest, ob Rechnungsposten, die auf dasselbe Konto gebucht werden, zu einer einzigen Buchung für dieses Konto zusammengefasst oder als einzelne Teilbuchungen eingetragen werden. Bei einer Beispielrechnung für Äpfel und Birnen wirkt sich die Einstellung wie folgt auf die Buchungsergebnisse aus:

  Aktiviert

    Die Posten werden zusammengefasst und als eine einzige Buchung auf das Konto Aktiva:3400 Wareneingang VSt. 19% verbucht.

    Die einzelnen Rechnungspositionen werden nicht in ihre Bücher übernommen und existieren nur in der Rechnung. Somit kann nicht nach ihnen gesucht werden.

  nicht aktiviert

    Die Buchung, die im Kreditorenkonto erstellt wird, enthält zwei Teilbuchungen auf das Konto Aktiva:3400 Wareneingang VSt. 19%. Das Beschreibungsfeld in den Teilbuchungen weist den Kauf von Äpfel und Birnen, entsprechend der auf der Rechnung angegebenen Artikelbezeichnungen, separat aus.

Möchten Sie eine bereits gebuchte Rechnung nachträglich bearbeiten, können Sie mit &mc.ed.unpost; die Buchung der Rechnung löschen und somit zur Bearbeitung wieder freigeben.

### Lieferantenrechnung suchen

Suchen Sie nach einer vorhandenen Rechnung, verwenden Sie den Menüpunkt &mc.bus.ven.find-bil;. Aus den Ergebnissen der Suche können Sie eine Rechnung zur weiteren Verwendung auswählen.

&app; bietet Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten auf eine bestehende Rechnung zuzugreifen, welche unter beschrieben sind.

### Lieferantenauftrag

Lieferantenaufträge werden verwendet, um Ihre interne Auftragsnummer mit der Auftragsnummer des Lieferanten Abrechnungs-ID zu verbinden. Weiterhin können Sie so Ihren komplexen Auftrag in kleinere Aufträge zu teilen. Die Verwendung der Lieferantenaufträge ist optional.

Um Lieferantenaufträge zu nutzen, müssen Sie diese über den Menüpunkt &mc.bus.ven.new-job; erstellen. Es öffnet sich das Fenster Neuer Auftrag das die folgenden Datenfelder enthält:

Einen neuen Lieferantenauftrag anlegen

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Auftragsinformationen - Auftragsnummer

  (optional) - Geben Sie die Nummer für diesen Auftrag ein. Wenn Sie nichts eingeben, wird eine Nummer entsprechend der Festlegung in den Buchoptionen () für Sie ausgewählt.

Auftragsinformationen - Auftragsname

  Der Name, den Sie dem neuen Auftrag zuweisen möchten.

Mandanteninformationen - Lieferant

  Der Lieferant, für den der Auftrag erstellt wird.

Mandanteninformationen - Kurs

  Legen Sie hier einen Wert als Vorgabe für den Stückpreis für alle neuen Positionen der Lieferantenrechnung fest, die zu diesem Auftrag zugeordnet sind.

Mandanteninformationen - Abrechnungs-ID

  Die Referenz des Lieferanten für diesen Auftrag.

Auftrag aktiv

  Schaltet diesen Auftrag aktiv oder inaktiv. Ist der Auftrag abgeschlossen, dann können Sie diesen hiermit inaktiv stellen, um die Übersicht über die aktiven Aufträge zu erleichtern. Inaktive Aufträge können Sie mit Hilfe der Suchfunktion wiederfinden.

Auftrag suchen und bearbeiten

- Möchten Sie einen vorhandenen Auftrag zu einem Lieferanten finden, verwenden Sie den Menüpunkt &mc.bus.ven.find-job;. Es öffnet sich der Dialog für das .

- Führen Sie eine Suche mit den passenden Parametern aus.

- Markieren Sie den gewünschten Auftrag in den Suchergebnissen.

- Klicken Sie auf die Schaltfläche Auftrag anzeigen/bearbeiten.

- Betätigen Sie die Schaltfläche Rechnungen anzeigen. Es öffnet sich weiteres ein Fenster, in dem alle Lieferantenrechnungen und Gutschriften, die zu diesem Auftrag gehören, aufgelistet werden.

  1. Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste aus.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung anzeigen/bearbeiten und die gewählte Rechnung wird im Rechnungseditor geöffnet.

### Zahlung verarbeiten

Irgendwann müssen Sie die Rechnungen Ihrer Lieferanten bezahlen. Verwenden Sie dazu den Dialog Zahlung verarbeiten, den Sie im Menü unter &mc.bus.ven.pro-pay; aufrufen.

Es gibt keine Möglichkeit, eine Zahlung während des Importvorgangs, z.B. wenn die Buchungen von einer Bank importiert werden, einer Rechnung zuzuordnen. Die Zuordnung muss nach dem Import der Buchungen separat erfolgen.

Zahlung nach Import von Buchungen zuordnen

- Wechseln Sie in das Register des Aktivkontos, das den importierten Zahlungsvorgang enthält (z.B. das Bankkonto).

- Wählen Sie in diesem Konto die Zahlung aus.

- Klicken Sie mit der rechten Maustaste (&kc.ctrl;-Klick für &mac;).

- Wählen Sie &gmi.ed.pay-asng;.

- Das Fenster Zahlung verarbeiten wird geöffnet, das bereits teilweise mit den Informationen aus der Buchung ausgefüllt ist.

- Ergänzen Sie die fehlenden Informationen wie z.B. den richtigen Lieferanten und die Rechnung, um die Zahlung abzuschließen und der Rechnung zuzuordnen.

Eine Einschränkung: Die Logik hinter &gmi.ed.pay-asng; erkennt die Erstattung einer Gutschrift nicht richtig und interpretiert eine solche Buchung fälschlicherweise als eine Kundenrechnung.

Zahlung verarbeiten

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Die Anwendung Zahlung verarbeiten umfasst die folgenden Bedienelemente:

Mandanteninformation - Lieferant

  Der Lieferant, dessen Rechnung zu begleichen ist.

Buchen nach (Soll)

  Das Kreditoren-Konto, auf das diese Zahlung gebucht werden soll.

Dokumente

  Wählen Sie aus der Liste der Dokumente die Rechnung aus, die Sie begleichen wollen.

Buchungsdetails - Datum

  Das Datum, an dem Sie die Zahlung erhalten haben.

Buchungsdetails - Zahlung

  Der zu zahlende Betrag für diese Rechnung.

Buchungsdetails - Erstattung

  Der Betrag der Erstattung bei Überzahlung einer Rechnung.

Buchungsdetails - Nr

  Die Nummer Ihres Zahlungsbelegs.

Buchungsdetails - Buchungstext

  Ein Kommentar zu dieser Zahlung.

Buchungsdetails - Scheck drucken

  Öffnet nach Betätigen von OK den Dialog .

Herkunftskonto (Haben)

  Das Konto, von dem das Geld für die Zahlungen stammt (z.B. ein Girokonto).

#### Überzahlungen oder Vorauszahlungen

Wenn Sie eine Rechnung überzahlen oder für Waren oder Dienstleistungen bezahlen möchten bevor sie in Rechnung gestellt werden, erfassen Sie eine Zahlung für den gesamten zu zahlenden Betrag. &app; behält dann die Überzahlung (oder Vorauszahlung) im Kreditorenkonto und verrechnet den Restbetrag mit einer späteren Rechnung.

#### Teilzahlungen

Sie können eine Rechnung auch nur teilweise bezahlen. Wählen Sie die zu zahlende Rechnung aus und &app; schlägt automatisch den Restsaldo der Rechnung als Zahlungsbetrag vor. Passen Sie diesen Betrag einfach an den Betrag an, den Sie bezahlen möchten.

## Mitarbeitende

Zur Erstellung von Abrechnungsunterlagen für Ihre Mitarbeitenden kann &app; die notwendigen Stammdaten speichern. Zu den Abrechnungen zählen neben den Gehaltsabrechnungen auch die Erstattungen von Auslagen.

Auslagenerstattungen, auch Spesenbelege genannt, werden verwendet, um Mitarbeitenden genehmigte Ausgaben, wie z.B. für Reisen, Parken, Essen, etc…, zu erstatten.

Um die Umsatzsteuer für die Auslagen in Ihren Konten korrekt zu erfassen, könnten Sie diese als eine anlegen und die Gutschrift für Ihre Mitarbeitende als .

### Neue Mitarbeitende

Mit dem Dialog Neuer Mitarbeiter, welchen Sie mit dem Menüeintrag &mc.bus.emp.new-emp; öffnen, erfassen Sie die Stammdaten Ihrer Angestellten.

Datenfelder im Dialog auf dem Reiter Mitarbeiter

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Identifizierung - Mitarbeiternummer

  Kann eine beliebige, sollte jedoch eine eindeutige, Nummer sein, die diesem Mitarbeiter zugeordnet ist. Sie können das Feld auch leer lassen und es wird automatisch die nächste freie Nummer ausgewählt. Weitere Informationen finden Sie unter .

  &app; hindert Sie nicht dabei, Mitarbeiternummern mehrfach zu vergeben!

Identifizierung - Benutzername

  (Obligatorisch) - Ein eindeutiger Benutzername zur Identifizierung des Mitarbeitenden.

Identifizierung - Aktiv

  (Optional) - Unterscheidet zwischen aktiven und inaktiven Mitarbeitenden. Dies ist nützlich, wenn Sie in den Auswahllisten und Berichten nur die mit Aktiv gekennzeichneten Mitarbeitende angezeigt bekommen wollen und die Ehemaligen ausblenden wollen.

Zahlungsadresse - Name

  (Obligatorisch) - Der vollständige Name des Mitarbeitenden.

Zahlungsadresse - Adresse

  (Obligatorisch) - Die Anschrift des Mitarbeitenden.

Zahlungsadresse - Telefon, Fax, E-Mail

  (Optional)- Weitere Kontaktinformationen für den Mitarbeitenden.

Interface - Sprache

  (Optional)

Datenfelder im Dialog auf dem Reiter Abrechnungsdaten

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Hier können sie die Eckdaten des Arbeitsvertrags speichern, um sie später manuell bei der Berechnug des vereinbarten Gehalts zu verwenden.

Abrechnungsdaten - Voreinstellung Stunden pro Tag

  (Optional) - Die Anzahl der täglichen Arbeitsstunden.

Abrechnungsdaten - Stundenlohn

  (Optional) - Der Stundenlohn

Abrechnungsdaten - Währung

  Die Währung, in der Abrechnungen für diesen Mitarbeiter ausgestellt werden. Überlicherweise wird die Standardwährung verwendet, die in den &mc.ed.pref; auf dem Reiter eingestellt ist.

  Alle Auslagenerstattungen und Gutschriften werden in der hier eingestellten Währung ausgestellt und &app; benötigt ein Kreditoren-Konto in dieser Währung.

Abrechnungsdaten - Habenkonto

  (Optional)

Datenfelder im Dialog auf dem Reiter Zugriffskontrolle

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Zugriffskontrollliste

  (Optional)

### Mitarbeitende suchen

Um den Datensatz eines Mitarbeitenden zu finden, verwenden Sie den Menüeintrag &mc.bus.emp.find-emp;. Aus den Ergebnissen der Suche wählen Sie mit der Schaltfläche Mitarbeiter anzeigen/bearbeiten den passenden Eintrag zur weiteren Verwendung. Dieser Dialog wird auch dazu genutzt, um die Auslagenerstattungen anzuzeigen oder um eine Zahlung zu verarbeiten.

Eine kurze Einleitung zur Verwendung der Suchen-Funktion wird in gegeben. Die vielfältigen Möglichkeiten dieses Dialogs werden unter ausführlich beschrieben.

### Neue Auslagenerstattung

Um Auslagen eines Mitarbeitenden zu erfassen, wählen Sie den Menüpunkt &mc.bus.emp.new-vchr;. Im Fenster Neue Auslagenerstattung werden die Informationen für den Beleg erfasst.

Dieser Abschnitt gilt sowohl für Auslagenerstattungen als auch für Gutschriften. Um die Lesbarkeit des Textes zu verbessern, wird nur auf die Auslagenerstattung Bezug genommen. Sie können ihn aber auch auf Gutschriften anwenden. Nur wenn sich das Verhalten von Gutschriften von dem von Auslagenerstattungen unterscheidet, wird dies explizit erwähnt.

Viele Eingabefelder in den Dialogen unterstützten die automatische Textvervollständigung. Das bedeutet, wenn Sie mit der Texteingabe beginnen, versucht &app; den Text automatisch mit einem vorhandenen, passenden Eintrag zu vervollständigen. Gibt es keine Textvorschläge, drücken Sie die Schaltfläche Auswählen…, um den Dialog zu öffnen. Markieren Sie den gewünschten Eintrag und mit Auswählen wird dieser übernommen.

Eine neue Auslagenerstattung erstellen

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Auslagen-Informationen - Typ

  Die Art des zu erstellenden Dokuments - entweder eine Auslagenerstattung oder eine Gutschrift.

Auslagen-Informationen - Nummer Auslagenerstattung

  Die Identifikationsnummer dieses Auslagenbelegs. Dies ist Ihre interne Nummer für diesen Beleg. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird automatisch eine Nummer generiert. Siehe für weitere Informationen.

Auslagen-Informationen - Eröffnungsdatum

  Das Datum, an dem diese Auslagenerstattung erstellt wurde.

Abrechnungsdaten - Mitarbeiter

  Der Mitarbeiter, der diese Auslagenerstattung erhalten soll.

Abrechnungsdaten - Abrechnungs-ID

  Dies ist die Identifikationsnummer des Dokumentes (z.B. die Rechnungsnummer eines Parkbelegs).

Abrechnungsdaten - Zahlungsbedingungen

  Die Vereinbarung über die für diese Rechnung. Eine Liste der registrierten Bedingungen ist im Auswahlfeld verfügbar. Für die Erstattung an Mitarbeitende bietet sich hier die Zahlung mit der nächsten Gehaltsabrechnung an.

Kundenauftrag zur Weiterverrechnung - Kunde

  Der Kunde, dem die Auslagenerstattung zugeordnet werden kann.

Kundenauftrag zur Weiterverrechnung - Auftrag

  Der Kundenauftrag, zu dem die Auslagenerstattung zugeordnet werden kann.

  Sie können dieses Feld nur ausfüllen, wenn ein oder mehrere Aufträge in &app; registriert sind, die zu dem ausgewählten Kunden zugeordnet sind.

Bemerkungen

  Hier können Sie Notizen für eigene Zwecke eintragen. Diese Bemerkungen werden nicht auf der Auslagenerstattung ausgegeben.

Wenn Sie auf die Schaltfläche OK klicken, wird in einem neuen Register die Auslagenerstattung zur Bearbeitung der Rechnungspositionen geöffnet.

### Auslagenerstattung bearbeiten

Im Fenster Auslagenerstattung bearbeiten können Sie eine Liste der Aufwendungen, ähnlich wie im Kontenregister, eingeben, die der Mitarbeiter für den Auftrag hatte. Bei Gutschriften geben Sie stattdessen die Positionen ein, die dem Mitarbeiter berechnet wurden.

Im Nachfolgenden wird anstelle von Waren bzw. Dienstleistungen der allgemeine Begriff Posten für die Grundmenge und Position als Gesamtmenge, also mit der Anzahl multiplizierten Posten, verwendet.

Das gespeicherte Spaltenlayout funktioniert in Auslagenerstattungen etwas anders als in den Kontenregistern: Layouts werden nicht für jeden Auslagenbeleg gespeichert. Stattdessen speichern Sie mit &mc.vw.use-lay-emp; ein Layout, welches als Voreinstellung für alle Auslagenerstattungen verwendet wird. Mit &mc.vw.res-lay-emp; wird die Standardeinstellung mit den ursprünglichen Spaltenbreiten wiederhergestellt.

Die Auslagenerstattung bearbeiten

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Der obere Bereich der Anzeige beinhaltet die Informationen für den Beleg, die Sie mit dem Menüpunkt &mc.ed.edit; nachträglich ändern können. Es öffnet sich das Fenster in dem Sie Angaben entsprechend modifizieren können.

Im Bereich Rechnungseinträge gibt es 10 Spalten in denen Sie die einzelnen Positonen für diese Auslagenerstattung erfassen können:

Datum

  Das Datum der Auslage.

Erfasst?

  Ist der Haken gesetzt — das Feld angeklickt — wird die Position mit dieser Rechnung abgerechnt, ein leeres Kästchen bedeutet, dass die Position in dieser Rechnung nicht enthalten und somit noch nicht in der Summe berücksichtigt ist. Wenn das Feld leer ist, können Sie die Position abrechnen, indem Sie zuerst die Rechnungszeile auswählen und dann in dieses Feld klicken.

Beschreibung

  (optional) — Die Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung. Geben Sie eine Beschreibung an, um Rückfragen des Mitarbeitenden zu vermeiden.

Aktion

  (optional) — Ist ein benutzerdefiniertes Feld. Sie können hier z.B. eine Kostenstelle angeben, eine der 3 vordefinierten Aktionen Stunden, Material oder Auftrag auswählen oder eine für Ihre Anwendung spezifische Angabe eintragen.

Aufwandskonto

  Legt fest, welches Aufwandskonto für diese Position belastet werden soll.

Anzahl

  Gibt an, welche Menge der Mitarbeitende von diesem Posten gekauft hat.

Stückpreis

  Der Preis pro Einheit des Postens.

Zwischensumme

  (nicht bearbeitbar) — Ist die berechnete Zwischensumme für diese Position (abzüglich der Steuer).

Verrechenbar?

  Kann diese Position dem Kunden oder einem Auftrag weiterverrechnet werden?

Zahlung

  Wie der Mitarbeitende die Kosten erstattet bekommt, zulässige Eingaben sind hier Bargeld und Belastung.

Mit dem Menüpunkt &mc.ed.dup; können Sie die ausgewählte Auslagenerstattung duplizieren. Es öffnet sich das Fenster , in welchem Sie die vorhandenen Belegdaten anpassen können. Eine neue Auslagenerstattung wird als Duplikat der vorherigen inklusive aller erfassten Positionen angelegt.

Nachdem Sie alle Positionen eingetragen haben, Buchen Sie den Beleg und tätigen Sie die Zahlung.

Haben Sie die Notwendigkeit, eine bereits gebuchte Auslagenerstattung nachträglich zu bearbeiten, können Sie mit &mc.ed.unpost; die Buchung löschen und somit zur Bearbeitung wieder freigeben.

### Auslagenerstattung suchen

Suchen Sie nach einer vorhandenen Auslagenerstattung, verwenden Sie den Menüpunkt &mc.bus.emp.find-vchr;. Aus den Ergebnissen der Suche können Sie einen Erstattungsbeleg zur weiteren Verwendung auswählen.

&app; bietet Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten auf eine bestehende Auslagenerstattung zuzugreifen, welche unter beschrieben sind.