# Geschäftsfunktionen

## Vorstellung für Geschäftsleute

Die Anforderungen an eine geschäftliche Buchhaltung unterscheiden sich sehr von der einer persönlichen. Im Wirtschaftsleben gibt es Kunden, die Geld schulden (Debitoren), Lieferanten, denen Geld geschuldet wird (Kreditoren ), Arbeitnehmer Gehaltskosten, kompliziertere Steuergesetze etc. &app; bietet geschäftlich orientierte Eigenschaften, um diese Anforderungen zu unterstützen.

Im Wirtschaftsleben wird die Debitorenbuchhaltung genutzt, um Verkäufe aufzuzeichnen, die nicht sofort bezahlt werden. Dies wird in der Bilanz als Aktiva dargestellt, weil die Erwartung besteht, dass Sie die Zahlung bald erhalten werden.

In der Kreditorenbuchhaltung werden die (Eingangs-)Rechnungen aufgezeichnet, die Sie erhalten haben, aber später bezahlt werden dürfen. Dies wird in der Bilanz als Verbindlichkeit dargestellt, weil Sie diese bezahlen müssen.

Konten für Lieferungen und Leistungen und für Verbindlichkeiten werden in erster Linie dafür genutzt, wenn Sie eine Menge Rechnungen und Lieferscheine haben, die ein- und ausgehen, und Sie nicht den Überblick verlieren wollen, gerade weil Sie nicht rechtzeitig zahlen oder die Rechnungen bezahlt werden. Für die meisten Privatnutzer ist die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung zu schwierig, um der Mühe wert zu sein.

## Einrichtung der geschäftlichen Buchhaltung

Um &app; so einzurichten, Debitoren- und Kreditorenkonten für Unternehmen zu händeln, müssen diese vorbereitenden Schritte durchgeführt werden.

- Erstellen Sie eine sachgemäße Kontenhierarchie.

- Richten Sie Steuertabellen ein.

- Tragen Sie das Unternehmen in &app; ein.

- Setzen Sie die geschäftlichen Eigenschaften.

- Richten Sie Zahlungsbedingungen ein.

### Konteneinrichtung

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, eine Geschäftskontenhierarchie einzurichten. Sie können mit der Einrichtung der Geschäftskonten anfangen, die mit dem Neuen Kontenplan erstellen Assistenten zur Verfügung gestellt werden oder einen Kontenplan händisch erstellen. Um auf die vorgefertigten Geschäftskontenpläne zuzugreifen, starten Sie &app; und klicken auf Datei Neue Datei und fahren fort, bis Sie eine Liste der verfügbaren Kontenpläne sehen. Dort wählen Sie den gewünschten Kontenrahmen (z.B. SKR03 oder SKR04) aus.

Die vorgefertigte Geschäftskontenhierarchie wird nicht exakt Ihren Bedürfnissen entsprechen. Sie werden Anpassungen an der Kontenhierarchie durchführen, damit diese Ihre spezielle Situation wiedergibt. Sie sollte aber tauglich genug sein, damit beginnen zu können.

Um &app;’s eingebaute Debitorenbuchhaltung zu nutzen, müssen Sie zunächst ein Konto (üblicherweise als Unterkonto unter Aktiva) mit der Kontenart Offene Forderungen einrichten. Innerhalb dieses Kontos wird die integrierte Debitorenbuchhaltung Geschäftsvorfälle buchen.

Um &app;’s eingebaute Kreditorenbuchhaltung nutzen zu können, müssen Sie dann, ein Konto üblicherweise als Unterkonto unter Passiva mit der Kontoart Offene Verbindlichkeiten einrichten. Innerhalb dieses Kontos wird die integrierte Kreditorenbuchhaltung Geschäftsvorfälle buchen.

    Basis Kontenhierarchie für Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung:

    -Aktiva
       -Forderungskonten
       -Bankkonten
    -Aufwendungen
      ...(nach Bedarf)
    -Erträge
       -Verkäufe
    -Verbindlichkeiten
      -Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
      -Steuern
          -Steuern auf Ankäufe (Vorsteuer)
          -Steuern auf Verkäufe (Umsatzsteuer)

Sie müssen zusätzliche Konten dieser Hierarchie hinzufügen, um diese nutzbar zu machen.

Sie brauchen keine individuellen Konten für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen für jeden Kunden anzulegen. &app; behält den einzelnen Kunden intern im Auge und liefert einen Bericht für jeden Kunden auf der Grundlage der internen Verfolgung. Das gleiche gilt für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und den Lieferanten.

Wenn Sie mit den Kunden in mehr als einer Währung zu tun haben, benötigen Sie für jede Währung ein eigenes Konto Offene Forderung.

Wenn Sie mit den Lieferanten in mehr als einer Währung zu tun haben, benötigen Sie für jede Währung ein eigenes Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.

Buchungen, an denen die Konten Offene Forderungen oder Verbindlichkeiten beteiligt sind, sollten nicht in irgendeiner anderen Art und Weise hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden als unter Nutzung von:

- einbuchen/ausbuchen der Eingangs-/Ausgangsrechnung/Gutschrift oder

- Zahlungsvorganges

### Steuertabellen

Steuertabellen können genutzt werden, um die Steuer für die Ausgangsrechnung an den Kunden (oder die Eingangsrechnung des Lieferanten) zu ermitteln.

Eine Steuertabelle kann der Zeile Ausgangsrechnung oder Eingangsrechnung zugewiesen werden.

Erstellen Sie eine individuelle Steuertabelle für Kunden und Lieferanten.

Die Standardausgangsrechnung-Steuertabelle kann jedem Kunden und die Standardeingangsrechnung-Steuertabelle jedem Lieferanten zugewiesen werden.

Die Standardsteuertabelle für neue Kunden oder neuen Lieferanten kann in dem Fenster Buch-Optionen bestimmt werden, auf das Sie unter Datei Eigenschaften Reiter Geschäft zugreifen können.

Steuertabellen werden durch Nutzung des Editors Steuertabellen genutzt, auf den Sie im Menü unter Geschäft Steuertabellen zugreifen können.

Steuertabellen

Editor Steuertabellen-Editor

Neue Steuertabellen

Neue Steuertabellen

- Name: Dies ist der Name der Steuertabelle.

- Typ: Entweder Prozent % oder Wert € .

- Wert: Dies ist der Prozentsatz oder der Wert abhängig vom Typ.

- Konto: Dies ist das Konto, auf welches die Steuer gebucht werden wird. Für Steuern, die von Kunden erhoben werden, sollte dies wohl ein Verbindlichkeitskonto sein, weil dies an die Steuerverwaltung bezahlt werden muss. Für Steuer, die an Lieferanten gezahlt werden, sollte dies, wenn die Steuergesetze Vorsteuerabzug ermöglichen, wohl auch ein Verbindlichkeitskonto sein (auch wenn es üblicherweise einen negativen Stand aufweist). So kann der Nettobetrag der Steuer, die der Verwaltung geschuldet wird, einfach festgestellt werden,

  Wenn Sie Umsatzsteuer und Vorsteuer als Unterkonten von Verbindlichkeiten:Steuern einrichten, wird die Nettosteuer ständig berechnet und erscheint im &app; Kontenreiter.

  Wenn Sie wegen steuergesetzlicher Anforderungen unsicher sind, holen Sie professionellen Rat ein!

### Unternehmensregistrierung

Nachdem Sie die Kontenstruktur erstellt und die Steuertabellen eingerichtet haben, registrieren Sie die &app; Datei als zum Unternehmen gehörig. Um Ihr Unternehmen zu registrieren, wählen Sie den Reiter Geschäft in dem Fenster Buch-Optionen, auf das Sie unter Datei Eigenschaften zugreifen können.

Unternehmensregistrierung

Unternehmensregistrierung

Hier können Sie:

- den Namen Ihres Unternehmens mit den Kontaktinformationen wie Telefon-, Faxnummern, E-Mail Adresse und URL der Webseite eingeben.

- die Identifikationsnummer Ihres Unternehmens (z.b die UStID) im Feld Firmennummer eingeben.

- Wählen Sie die Standardsteuertabellen für die üblichen Kunden und Lieferanten aus.

### Einstellungen für das Unternehmen

Stellen Sie die Optionen im Reiter Geschäft in den &app; Einstellungen ein, auf welche Sie unter Bearbeiten Einstellungen ( GnuCash Einstellungen unter &mac;).

### Zahlungsbedingung

Zahlungsbedingungen können genutzt werden, um das Zahlungsziel festzulegen und um eine Richtschnur für die Festlegung des Skontos bei vorzeitiger Zahlung der Ausgangsrechnung (oder der Eingangsrechnung des Lieferanten) zu sein.

Seit mindestens &app; Version 2.6.7 werden Zahlungsbedingungen teilweise unterstützt. Das Fälligkeitsdatum wird mit Hilfe der Zahlungsbedingungen berechnet, aber nicht der Skontobetrag.

Der Skonto für vorzeitige Zahlung ist nicht umgesetzt. Es gibt Wege, wie dies getan werden kann. wenn auch keine davon empfohlen wird und fragen Sie professionelle Berater um Rat, ob diese Bestimmungen mit dem folgenden übereinstimmen:

- Nach der Eingabe und der Buchung der Zahlung in voller Höhe wird die Buchung der Zahlung manuell bearbeitet (gewöhnlich dringend abgeraten) und die Zahlung gesplittet, um den Betrag um den Skontobetrag zu reduzieren und eine ausgleichende Splitbuchung auf einem Ertragskonto (Skonto) zu erstellen.

- Alternativ erstellen Sie nach der Eingabe und der Buchung der Zahlung für den Skontobetrag eine Gutschrift und nutzen ein spezielles negatives Ertragskonto aus Verkäufen (Skonto) als Transferkonto.

Sie können die Zahlungsbedingungen für jede Eingangs-/Ausgangsrechnung bestimmen. Die Zahlungsbedingungen der Ausgangsrechnung werden durch die Kundenzahlungsbedingungen vorgegeben. Die Zahlungsbedingungen der Eingangsrechnung werden durch die Lieferantenzahlungsbedingungen vorgegeben.

Zahlungsbedingungen werden im Editor für die Zahlungsbedingungen gepflegt, auf den Sie unter Geschäft Zahlungsbedingungen… zugreifen können.

Zahlungsbedingungen-Editor

Zahlungsbedingungen-Editor

Neue Zahlungsbedingungen

Neue Zahlungsbedingungen

- Name: Der interne Name der Zahlungsbedingung. Für einige (englische) Beispiele der Benennungen und Beschreibungen der Zahlungsbedingungen schauen Sie unter . Einige deutsche Beispiele finden sich in und internationale Abkürzungen in .

- Beschreibung: Die Beschreibung der Zahlungsbedingungen, wie Sie auf den Rechnungen gedruckt wird.

- Es gibt zwei Arten von Zahlungsbedingungen, für die verschiedenen Informationen eingegeben werden.

  - Art: Tage

    - Fälligkeitstage: Die Ausgangs- oder Eingangsrechnung ist zu bezahlen innerhalb der Anzahl dieser Tage nach dem Zugangsdatum.

    - Skontotag: Die Anzahl der Tage nach dem Zugangsdatum während derer das Skonto für die vorzeitige Zahlung angewendet wird.

    - Skonto %: Der Skonto-Prozentsatz, der für die vorzeitige Zahlung angewendet wird.

  - Type: Im nächsten Monat

    - Fälligkeitstag Tag des Monats, an dem die Rechnung fällig wird.

    - Stichtag Skonto: Der letzte Tag des Monats für den Skonto für die vorzeitige Zahlung

    - Skonto %: Der Skonto-Prozentsatz, der für die vorzeitige Zahlung angewendet wird.

    - Stichtag Monatswechsel Der Stichtag Monatswechsel gilt für Eingangsrechnungen. Nach dem Monatswechsel werden die Rechnungen im folgenden Monat angewandt. Negative Werte werden vom Ende des Monats rückwärts gezählt.

## Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung (OP = Offene Posten) bezieht sich auf Lieferungen oder Leistungen, die von Ihrem Unternehmen bereitgestellt, aber bisher noch nicht bezahlt wurden.

### Systemkomponenten

&app; hat eine integrierte Debitorenbuchhaltung. Die von der Debitorenbuchhaltung generierten Geschäftsvorfälle werden innerhalb der Forderungskonten aufgezeichnet. Normalerweise werden Sie nicht direkt mit diesen Konten arbeiten. Sie werden normalerweise mit den vier integrierten &app; Debitorenanwendungen arbeiten, die im Menü unter Geschäft Kunden zu finden sind. Diese vier Komponenten sind:

- Kunden sind Menschen oder Unternehmen, denen Sie Waren oder Dienstleistungen auf Kredit verkaufen.

- Rechnungen stellen in diesem Zusammenhang die physikalischen Ausgangsrechnungen dar, die Sie an den Kunden zur Zahlungsanforderung gesandt haben. Diese Ausgangsrechnung enthält eine Aufzählung der Posten, die Sie verkauften.

  Zusätzlich bietet &app; auch Unterstützung für Gutschriften, welche die Umkehrung einer Ausgangsrechnung darstellen. Eine Gutschrift wird normalerweise dem Kunden ausgehändigt, um die Posten zu korrigieren, die falsch berechnet oder zurückgegeben wurden.

  Beide Dokumententypen werden mit dem selben Menüpunkt erstellt.

- Unter Aufträge (optional) können Sie Kundenaufträge eintragen. Aufträge sind eine Einrichtung, mit der Sie mehrere Rechnungen für einen bestimmten Kunden zusammenfassen können

- Zahlung verarbeiten… wird benutzt, um Zahlungen zu verzeichnen, die Sie vom Kunden erhalten haben.

### Kunden

Kunden sind Menschen oder Unternehmen, denen Sie Waren oder Dienstleistungen verkaufen. Sie müssen in Ihrer Debitorenbuchhaltung registriert werden..

#### Neuer Kunde

Um einen neuen Kunden einzutragen, öffnen Sie das Menü Geschäft Kunden Neuer Kunde… . Geben Sie die Kundeninformationen ein, wie Name des Unternehmens, Adresse, Telefon-, Faxnummer etc.

Registrierungsfenster -Neuer Kunde

Registrierungsfenster - Neuer Kunde

#### Suchen und Bearbeiten

Um einen existierenden Kunden zu suchen, nutzen Sie das Fenster Geschäft Kunden Kunde suchen… . Sie wählen einen Kunden aus den Ergebnissen der Suche aus mit der Schaltfläche anzeigen/bearbeiten. Dieses Fenster wird auch genutzt, um Kunden zur Erstellung von Ausgangsrechnungen und zur Verarbeitung von Zahlungen nachzuschlagen.

Fenster: Kunden suchen

Fenster: Kunden suchen

Wenn viele Kunden auf die von Ihnen gewählten Suchkriterien passen, kann die Suche durch eine zusätzliche Suche in den aktuellen Suchergebnissen verfeinert werden. Das aktuelle Suchergebnis wird durchsucht, wenn der Radiobutton Verfeinern der aktuellen Suche ausgewählt ist. Tatsächlich wählt &app; diese Option für Sie, nachdem Sie die anfängliche Suche haben laufen lassen.

Wenn der Kunde, den Sie suchen, nicht den eingegebenen Suchkriterien entspricht, ändern Sie die Suchkriterien durch Klick auf den Radiobutton Neue Suche und dann auf die Schaltfläche Suchen. Der relevante Schritt ist die Auswahl Neue Suche. Wenn der Kunde nicht in dem Ergebnis der Originalsuche enthalten ist und Sie nur in diesem Ergebnis suchen, kann der Kunde unabhängig von den neuen Suchkriterien nicht gefunden werden.

Um eine Liste aller registrierten aktiven Kunden zu erhalten, setzen Sie als Suchkriterium entspricht regulärem Ausdruck und einen einfachen Punkt . in das Textfeld. Stellen Sie sicher, dass der Radiobutton Nur aktive Daten durchsuchen ausgewählt ist. Nun klicken Sie auf Suchen. Der reguläre Ausdruck . findet alles.

### Ausgangsrechnungen

Eine Ausgangsrechnung ist ein Papier, das Sie an einen Kunden senden, um eine Zahlung für eine Lieferung oder Leistung zu veranlassen. &app; kann Rechnungen generieren und aufzeichnen.

Eine Gutschrift ist ein Papier, das Sie einem Kunden senden, um eine fehlerhaft generierte Rechnung für Lieferungen und Leistungen zu korrigieren. &app; kann Gutschriften über das gleiche Menü generieren und aufzeichnen wie die Rechnungen.

Dieser Abschnitt gilt sowohl für Ausgangsrechnungen als auch für Gutschriften. Um zu vermeiden, alles zweimal zu wiederholen und den Text einfacher lesbar zu halten, werden nur Rechnungen behandelt. Sie können ihn auch auf Gutschriften anwenden. Nur dort, wo sich das Verhalten der Gutschriften von dem der Rechnungen unterscheidet, wird dies ausdrücklich erwähnt.

#### Neue Ausgangsrechnung

Um eine Ausgangsrechnung an einen Kunden zu senden, müssen Sie zunächst ein neues Dokument erstellen. Um eine Rechnung zu erstellen, nutzen Sie Geschäft Kunde Neue Rechnung… . Das Fenster Neue Rechnung muss entsprechend ausgefüllt werden.

Erstellen einer neuen Rechnung

Erstellen einer neuen Rechnung

Wenn Sie die Schaltfläche OK klicken, öffnet sich das Fenster Neue Rechnung.

#### Bearbeiten

Im Fenster Rechnung bearbeiten können Sie eine aufgeschlüsselte Liste der Waren und Leistungen, die Sie mit dieser Rechnung verkauften, in ähnlicher Weise wie die Kontenregistrierung eingeben. Für die Gutschriften geben Sie stattdessen eine aufgeschlüsselte Liste der Waren und Leistungen ein, die Sie gutgeschrieben haben.

Rechnung bearbeiten

Rechnung bearbeiten

Wenn Sie alle Posten eingegeben haben, können Sie die Rechnung Buchen und drucken.

#### Buchen

Wenn Sie die Bearbeitung der Rechnung beendet haben und bereit sind, diese zu drucken, müssen Sie die Rechnung Buchen. Die Rechnung muss nicht sofort gebucht werden. In der Tat sollten Sie eine Rechnung nur Buchen, wenn Sie bereit sind, diese zu drucken. Das Buchen einer Rechnung stellt den Geschäftsvorfall in die Debitorenbuchhaltung ein.

Rechnung buchen

Rechnung buchen

#### Suchen

Um eine existierende Rechnung zu finden, nutzen Sie den Menüeintrag Geschäft Kunden Rechnung suchen… . In den Suchergebnissen können Sie eine Rechnung auswählen, um diese zu betrachten oder zu bearbeiten.

Bevor Sie eine gebuchte Rechnung bearbeiten können, müssen Sie die Rechnungsbuchung rückgängig machen.

Ein Gestaltungsziel in &app;’s Debitorenbuchhaltung war, verschiedene Wege zum gleichen Ziel zu erlauben. So können Sie eine Ausgangsrechnung auf verschiedenen Wegen erreichen, abhängig davon, wie Sie über das Problem denken:

- Sie können zuerst den Kunden suchen und dann dessen Rechnungen.

- Sie können die Rechnungen nach der Nummer oder dem Unternehmensnamen suchen.

- Sie können die Rechnungen auflisten, die mit einem Kundenauftrag verbunden sind.

#### Drucken

Nach dem Buchen einer Rechnung sollten Sie diese drucken und an Ihren Kunden senden. Um eine Rechnung zu drucken, Nutzen Sie den Menüeintrag Datei Rechnung drucken .

Druckausgabe Rechnung

Druckausgabe Rechnung

Sie können das Erscheinungsbild der Rechnung ändern, z.B. ein Firmenlogo etc. hinzufügen. Wie das geht, steht unter .

Rechnungen können auch vom Hauptfenster aus ausgedruckt werden, indem dort aus dem Hauptmenü Berichte Geschäft Druckbare Rechnung… Hauptmenü ausgewählt wird. Das sich ergebende Berichtsfenster stellt fest, dass keine gültige Rechnung ausgewählt wurde. Um die Rechnung zum Drucken auszuwählen:

1. Nutzen Sie die Schaltfläche Optionen in der Werkzeugleiste oder wählen Sie in der Menüleiste Bearbeiten Berichtsoptionen aus.

2. Wählen Sie den Reiter Allgemein im Dialog Druckbare Rechnung.

3. Klicken Sie die Schaltfläche Auswahl in der Nähe des Feldes Rechnungsnummer.

4. Suchen Sie wie üblich nach der Rechnung.

Sie können auch die Rechnung innerhalb des Zahlungsprozessdialogs ausdrucken. Schauen Sie dazu unter für die Anweisungen, wie dies durchzuführen ist.

#### Erste Rechnungsnummer zuweisen

Standardmäßig startet &app; mit der Rechnungsnummer 1 und zählt ab da hoch. Sie können eine Rechnungsnummer jedes Mal händisch in die Textbox eingeben, wenn Sie eine Rechnung erstellen. Aber dies ist ermüdend, und früher oder später führt dies zu doppelten Nummern.

Sie können die erste Rechnungsnummer ändern, wenn dies für Sie wichtig ist. Nutzen Sie Datei Eigenschaften , greifen Sie auf den Reiter Zähler zu, ändern Sie den Wert der Rechnungsnummer dergestalt, dass sie um eins kleiner ist als Ihre erwartete erste Rechnungsnummer, und klicken Sie die Schaltfläche OK oder die Schaltfläche Anwenden.

### Kundenaufträge

Kundenaufträge werden genutzt, um viele Rechnungen und Gutschriften für den gleichen Kunden zusammenzufassen. Die Nutzung der Funktion Kundenaufträge ist freiwillig. Die Eigenschaft ist nützlich, wenn Sie viele Aufträge für den gleichen Kunden haben, und wenn Sie alle Rechnungen und Gutschriften zu einer einzelnen Auftrag auf einem Blick sehen wollen.

Neue Kundenauftrag

Neue Kundenauftrag

Um Kundenauftrag zu nutzen, müssen Sie diese erstellen, in dem Sie den Menüeintrag Geschäft Kunden Neuer Auftrag… nutzen. Sie werden das Fenster Neuer Auftrag sehen.

Um eine vorhandene Kundenauftrag zu bearbeiten, nutzen Sie den Menüeintrag Geschäft Kunden Suche Auftrag… . Wählen Sie den erwünschten Auftrag in den Suchergebnissen und klicken Sie auf die Schaltfläche Auftrag ansehen/bearbeiten.

Zum Auswählen der Rechnungen und Gutschriften, die mit einer Auftrag verbunden sind, nutzen Sie den Menüeintrag Geschäft Kunden Auftrag suchen… . Wählen Sie die gewünschte Auftrag in den Suchergebnissen und klicken Sie die Schaltfläche Rechnungsansicht. Ein Fenster mit einer Liste von Rechnungen und Gutschriften, die mit diesem Auftrag verbunden sind, erscheint. Wählen Sie eine Rechnung oder Gutschrift aus und klicken Sie die Schaltfläche Rechnungsansicht, um das Rechnungsbearbeitungsfenster im Hauptanwendungsfenster zu öffnen.

### Zahlung verarbeiten

Möglicherweise werden Sie Zahlung von Ihren Kunden für offene Rechnungen erhalten. Um diese Zahlungen aufzuzeichnen, nutzen Sie die Anwendung Zahlung verarbeiten, zu finden unter Geschäft Kunden Zahlung verarbeiten… .

Zahlung verarbeiten

Zahlung verarbeiten

### Änderung des Erscheinungsbildes der Rechnung

Die Standardausführung der Rechnung - wie in dargestellt, ist ziemlich öde. Die Standardausführung der Rechnung lässt den oberen Teil des Formulars frei. So können Sie es auf Kopfbögen Ihrer Firma drucken. Sie können einiges machen, um das Erscheinungsbild der Rechnung zu ändern.

Nutzen Sie Datei Eigenschaften , um Ihre Firmenangaben im Register Geschäft des Fensters Buch-Optionen einzugeben. Einige der eingegebenen Informationen werden auf der rechten Seite der Rechnungen gedruckt.

Um einen individualisierten Hintergrund, ein Kopfbanner oder Logo zu den Rechnungen hinzuzufügen, ändern Sie die Rechnungsstilvorlagen. Um dies zu tun, gehen Sie zu Bearbeiten Stilvorlagen und wählen die Schaltfläche Neu im Fenster HTML-Stilvorlage auswählen aus, welches erscheint. Sie werden ein Fenster wie dieses sehen:

Neue Stilvorlage

Neue Stilvorlage.

Geben Sie der neuen Stilvorlage einen Namen (z.B. Kundenrechnung) und wählen Sie die Vorlage Elegant. Wenn Sie die Schaltfläche OK Schaltfläche klicken, wird das Fenster Eigenschaften HTML-Stilvorlage angezeigt. Dieses Fenster zeigt Ihnen fünf Abschnitte am linken Rand: Farben, Schriftarten, Allgemein, Bilder und Tabellen. Der Abschnitt Farben erlaubt Ihnen die Farben der verschiedenen Elemente der Rechnung zu ändern. Im Abschnitt Schriftarten können Sie Schriftart und -größe einstellen. Der Abschnitt Allgemein erlaubt Ihnen die Sachbearbeiter und Erstellt für: Information festzulegen und Links aktivieren. Der Abschnitt Bilder erlaubt Ihnen Grafiken in die Stilvorlage zu importieren. Der Abschnitt Tabellen erlaubt es Ihnen den Raum um die Tabelle einzustellen, welche die Rechnung ausmachen.

Um ein Firmenlogo, ein Kopfbanner und ein Hintergrundbild einzubinden, nutzen Sie Ihr bevorzugtes Grafikprogramm wie The Gimp oder OpenOffice Draw, um die Bilder entweder im GIF- oder PNG-Format zu speichern. Dann importieren Sie diese in die Stilvorlage, indem Sie den Abschnitt Bilder wie oben beschrieben nutzen.

Nachstehend ein Beispiel, das die Importe aller drei Bildarten zeigt.

Beispiel HTML Stilvorlagen

Das HTML Stilvorlagenfenster mit einem Beispiel Hintergrundkachel, Kopfbanner and Logo.

Die Bilder werden in der Rechnung wie folgt platziert. Die Hintergrundkachel wird gekachelt, um das Hintergrundbild zu werden. Das Kopfbanner geht über den Rechnungstext und das Logo wird in die obere linke Ecke der Rechnung links vom Kopfbanner untergebracht. Möglicherweise müssen Sie einige Bilder unterschiedlicher Größe ausprobieren, bis Sie die Rechnung schön ausdrucken können. Einige Größenempfehlungen sind, dass das Logo 1 cm² groß und das Kopfbanner 15 cm breit und 1 cm hoch sein sollten.

Nachdem Sie die Stilvorlage konfiguriert haben, wählen Sie beim Drucken der Rechnung die zu nutzende Stilvorlage im Optionen-Menü. Nachfolgend sehen Sie die sich daraus ergebende Rechnung nach Anwendung der oben dargestellten Stilvorlage.

HTML Stilvorlage Beispiel

Die scheußliche Rechnung, die sich aus den in der Stilvorlage ausgewählten Grafiken ergibt.

## Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung bezieht sich auf Lieferungen und Leistungen, die ein Unternehmen gekauft hat und nun bezahlen muss.

### Systemkomponenten

&app; hat eine integrierte Kreditorenbuchhaltung. Die von der Kreditorenbuchhaltung erzeugten Geschäftsvorfälle werden im Konto Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung aufgezeichnet. In der Regel arbeiten Sie nicht direkt mit diesem Konto, sondern nutzen die vier integrierten &app; Passiva-Anwendungsbestandteile. Die Passiva-Anwendungsbestandteile sind im Untermenü Geschäft Kunden erreichbar. Diese Passiva-Anwendungsbestandteile sind:

- Lieferanten sind Personen oder Unternehmen, von denen Sie Produkte oder Leistungen auf Kredit gekauft haben.

- Lieferantenrechnungen bilden die materiellen Rechnungen ab, die Lieferanten senden, um von Ihnen Zahlungen zu erhalten. Eine Rechnung enthält eine aufgegliederte Liste der Waren und Leistungen, die Sie gekauft haben.

  Zusätzlich unterstützt &app; auch Gutschriften, welche die Umkehrung der Rechnung bilden. Eine Gutschrift erhält man gewöhnlich vom Lieferanten, um Posten zu korrigieren, die irrtümlich in Rechnung gestellt oder zurückgesandt wurden..

  Beide Dokumentenarten werden mit den gleichen Menüpunkten eingerichtet.

- Unter Aufträge (optional) können Sie Lieferantenaufträge eintragen. Aufträge sind eine Einrichtung, mit der Sie mehrere Rechnungen eines einzelnen Lieferanten gruppieren kann.

- Unter Zahlung verarbeiten… können Sie Zahlungen an einen Lieferanten aufzeichnen, dem Sie Geld schulden.

Die folgenden Abschnitte führen in die einzelnen Passiva-Anwendungsbestandteile ein.

### Lieferanten

Ein Lieferant ist eine Gesellschaft oder eine Person, von der Sie Waren oder Leistungen beziehen. Lieferanten müssen im Passiva-System registriert sein.

#### Neuer Lieferant

Um einen neuen Lieferanten zu registrieren, wählen Sie den Menüeintrag Geschäft Lieferant Neuer Lieferant… . Geben Sie die allgemeinen Informationen über den Lieferanten, wie Firmenname, Adresse, Telefon- und Faxnummer etc. ein. Unten finden Sie eine Liste weiterer Optionen:

So sieht das Registrierungsfenster für einen neuen Lieferanten aus:

Registrierungsfenster - Neuer Lieferant

Registrierungsfenster - Neuer Lieferant

#### Lieferant suchen

Um einen existierenden Lieferanten zu suchen, nutzen Sie das Fenster Geschäft Lieferant Lieferanten suchen… . Sie wählen einen Lieferanten mit Lieferant anzeigen/bearbeiten aus den Suchergebnissen aus. Dieses Fenster wird auch benutzt, um einen Lieferanten zu suchen, wenn Rechnungen eingehen und Zahlungen geleistet werden.

Fenster - Lieferanten suchen

Lieferanten suchen

Wenn viele Lieferanten den Suchkriterien entsprechen, kann die gewählte Suche durch eine zusätzliche Suche in den aktuellen Suchergebnissen verfeinert werden. Das aktuelle Ergebnis wird durchsucht, wenn der Radiobutton Verfeinern der aktuellen Suche ausgewählt ist. Tatsächlich wählt &app; diese Option für Sie, nachdem Sie die anfängliche Suche haben laufen lassen.

Wenn der Lieferant, den Sie suchen, nicht den gewählten Suchkriterien entspricht, können Sie die Suchkriterien durch Klicken des Radiobutton Neue Suche und dann der Schaltfläche Suchen ändern. Der wichtige Schritt ist die Auswahl Neue Suche. Wenn der Lieferant nicht im Ergebnis der ursprünglichen Suche ist und Sie nur in diesem Ergebnissatz suchen, kann der Lieferant trotz neuer Suchkriterien nicht gefunden werden.

Um eine Liste aller registrierten aktiven Lieferanten zu erhalten, setzen Sie das Suchkriterium auf entspricht regulärem Ausdruck und setzen einen einzelnen Punkt . in das Texteingabefeld. Stellen Sie sicher, dass Nur aktive Daten durchsuchen ausgewählt ist. Dann klicken Sie Suchen. Der reguläre Ausdruck . findet alles.

### Lieferantenrechnung

Eine Lieferantenrechnung ist eine Zahlungsaufforderung von einem Lieferanten. &app; kann Rechnungen verfolgen.

Eine Gutschrift ist ein Dokument, dass Sie vom Lieferanten erhalten, um geleistete Lieferungen oder Leistungen zu berichtigen, die in einer Rechnung falsch berechnet wurden. &app; kann Gutschriften durch dieselben Menüeinträge wie bei Rechnungen erzeugen und verfolgen .

Dieser Abschnitt trifft sowohl auf Rechnungen als auch auf Gutschriften zu. Um Wiederholungen zu vermeiden und den Text leichter lesbar zu halten, wird er sich nur auf Rechnungen beziehen. Sie können ihn genauso auf Gutschriften anwenden. Nur wo sich das Verhalten der Gutschriften von den Rechnungen unterscheidet, wird dies ausdrücklich angesprochen.

#### Neu

Wenn Sie eine Rechnung von einem Lieferanten erhalten und diese in &app; eingeben wollen, müssen Sie eine neue Rechnung erstellen. Um eine neue Rechnung zu erstellen, nutzen Sie den Menüeintrag Geschäft Lieferant Neue Rechnung , und füllen das erscheinende Fenster entsprechend aus.

Registrierungsfenster: Neue Rechnung

Registrierungsfenster: Neue Rechnung

Wenn Sie nun auf OK klicken, öffnet sich Neue Lieferantenrechnung bearbeiten.

#### Neue Lieferantenrechnung bearbeiten

Im Fenster Neue Lieferantenrechnung bearbeiten können Sie eine aufgeschlüsselte Liste der Waren und Leistungen, die Sie erworben haben, in ähnlicher Weise wie die Kontenregistrierung eingeben. Für Gutschriften geben Sie stattdessen eine aufgeschlüsselte Liste der Waren und Leistungen ein, die der Lieferant erstattet.

Neue Lieferantenrechnung bearbeiten

Neue Lieferantenrechnung bearbeiten

Wenn Sie die Eingabe aller Elemente beendet haben, müssen Sie diese Rechnung in Ihre Konten buchen.

#### Diese Rechnung in Ihre Konten buchen

Wenn Sie die Eingabe einer Rechnung beendet haben, müssen Sie diese Rechnung in Ihre Konten buchen. Sie müssen nicht sofort die Rechnung in die Konten buchen; Sie können das Fenster schließen und später dahin zurückkehren. In diesem Fall müssen Sie dann noch die Rechnung buchen. Erst das Buchen der Rechnung stellt Ihre Geschäftsvorfälle in ein Verbindlichkeitskonto ein. Das Buchungsfenster erscheint und fordert von Ihnen, Informationen einzugeben:

Buchungsfenster

Buchungsfenster

#### Suchen

Um eine vorhandene Rechnung zu suchen, nutzen Sie den Menüeintrag Geschäft Lieferant Lieferantenrechnung suchen… . Von den Suchergebnissen können Sie eine Rechnung zur Bearbeitung oder zur Ansicht auswählen.

Bevor Sie eine gebuchte Rechnung bearbeiten können, müssen Sie die Rechnungsbuchung rückgängig machen.

Es gibt andere Wege, auf eine vorhandene Rechnung zuzugreifen. Diese sind ähnlich wie der Zugriff auf Ausgangsrechnungen für Ihre Kunden. Siehe auch für mehr Informationen.

### Lieferantenaufträge

Lieferantenaufträge werden benutzt, um mehrere Rechnungen und Gutschriften von einem einzelnen Lieferanten zusammenzufassen. Die Nutzung dieser Funktion ist freigestellt. Die Funktion ist nützlich, wenn Sie mehrere Aufträge für denselben Lieferanten haben und alle Rechnungen und Gutschriften für einen einzelnen Auftrag anschauen wollen.

Um Aufträge zu nutzen, müssen Sie diese unter Geschäft Lieferant Neuer Auftrag erstellen. Sie werden nun das Fenster Neuer Auftrag sehen.

Neuer Lieferantenauftrag

Neuer Lieferantenauftrag

Um einen vorhandenen Lieferantenauftrag zu bearbeiten, nutzen Sie den Menüeintrag Geschäft Lieferant Aufträge suchen . Wählen Sie den gewünschten Auftrag in den Suchergebnissen und klicken Sie die Schaltfläche Auftrag anzeigen/bearbeiten.

Um eine Auswahl unter den Rechnungen, die mit einem gegebenen Auftrag verbunden sind, zu treffen, nutzen Sie den Menüeintrag Geschäft Lieferant Auftrag suchen . Wählen Sie den gewünschten Auftrag in den Suchergebnissen und klicken Sie die Schaltfläche Rechnungen anzeigen. Ein Fenster erscheint, das die Rechnungen und Gutschriften, die mit diesem Auftrag verbunden sind, auflistet. Wählen Sie eine Rechnung oder Gutschrift und klicken Sie die Schaltfläche Rechnung anzeigen, um den Rechnungseditor im Hauptanwendungsfenster zu öffnen.

### Zahlung verarbeiten

Irgendwann müssen Sie Ihre Rechnungen auch bezahlen. Dazu nutzen Sie die Zahlungsanwendung unter Geschäft Lieferant Zahlung verarbeiten… .

Darunter ist das Fenster &app; Zahlungen verarbeiten.

Zahlungen verarbeiten

Zahlungen verarbeiten

## Lohn- und Gehaltsabrechnung

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